Diversas ferramentas podem ser usadas como forma de garantir a plena execução das tarefas da empresa e, entre elas, está o Business Process Management (BPM), que se trata de um conjunto de práticas de gestão com foco na análise e no aprimoramento dos processos empresariais em todos os seus níveis, além da compreensão do seu funcionamento e da identificação dos principais gargalos, gerando melhores resultados para o negócio.

Devido à sua importância, elaboramos este conteúdo para explicar as principais vantagens do BPM e como a sua implementação pode ser realizada de forma acertada. Continue a leitura e confira!

Quais são os ciclos do Business Process Management?

Planejamento e alinhamento estratégico

Essa é a fase aplicada para adquirir uma visão mais abrangente dos processos da empresa. Nela, é necessário avaliar toda a documentação e entender de que forma as atividades estão alinhadas com os serviços prestados, com o apoio na gestão, com as vendas e com o atendimento ao cliente. Para isso, é preciso:

• emoldurar a instituição;
• detectar os processos primários, de gestão e de apoio;
• identificar os indicadores de desempenho;
• realizar o preparo para a análise dos processos.

Análise de processos

Aqui, o intuito é averiguar como os processos estão ocorrendo na companhia. Desse jeito, será possível entender o que poderia ser melhorado, com foco nas próximas etapas. Essa tarefa abrange:

• a compreensão da estratégia, dos indicadores e das metas;
• a visão geral dos processos;
• o entendimento da empresa e do contexto dos processos principais;
• a avaliação dos recursos disponíveis e aplicados;
• as entradas e as saídas, inserindo clientes e fornecedores;
• o mapeamento das normas do negócio.

Desenho de processos

Esse é o momento de tomar decisões referentes a todos os pontos identificados nas etapas anteriores, sejam atrasos, sejam erros, sejam deficiências, sejam gargalos etc. A finalidade é alinhar os processos com os objetivos estratégicos do negócio, criando um novo. Para que isso aconteça, é preciso realizar a prototipagem ou a simulação com fundamentos em cenários diversos e incluir as melhorias adequadas. Nesse caso, é importante:

• fazer a modelagem de documentos dos processos em seus diferentes níveis;
• detectar a necessidade de integrações de dados;
• delimitar as métricas esperadas;
• realizar uma análise comparativa entre vários cenários;
• desenvolver testes e simulações dos processos;
• desenvolver uma estratégia de automatização;
• elaborar o plano de implementação.

Implementação dos processos

Essa é a etapa do ciclo de vida do BPM que pode ser realizada por meio da implantação com o auxílio da tecnologia e de softwares específicos para esse fim ou sem a ajuda desse tipo de ferramenta. Independentemente do método escolhido, o intuito é o mesmo, que é possibilitar e colocar em ação a execução dos processos exatamente como foram documentados e definidos.

Monitoramento dos processos

Toda organização tem os seus objetivos estratégicos. Nessa hora, é possível identificar se os processos estão alinhados com essas perspectivas por meio do acompanhamento dos indicadores escolhidos para a avaliação dos resultados obtidos, por exemplo:

• capacidade — quanto o processo realmente produz;
• tempo de duração do processo;
• custo monetário aplicado;
• qualidade — que verifica se existem muitas falhas e variações que impactam uma entrega satisfatória aos clientes.

Refinamento dos processos

É a fase que dará início ao aprimoramento contínuo dos processos. Também é nomeada como a “transformação dos processos” por intermédio de uma evolução do planejamento e sempre é acompanhada por meio dos resultados. O foco deve estar no aprimoramento do desempenho, na minimização de custos e no atendimento às necessidades dos clientes.

Quais são as principais vantagens da ferramenta?

O Business Process Management pode proporcionar uma série de benefícios para as empresas. Confira os principais a seguir!

Padronização das operações

Entre os principais motivos de implementar o BPM, está o de assegurar que os processos dentro da companhia apresentem padrões regulares. Isso não somente simplifica o treinamento de novos colaboradores, mas também fortalece a cultura organizacional. Nesse caso, é preciso que a empresa esteja organizada para que o gestor consiga compreender como as atividades são executadas.

Aumento da eficiência dos processos

Com os processos padronizados e monitorados, é possível entender o que deve ser melhorado para ter processos cada vez mais efetivos. Por meio do BPM, adquire-se uma evolução constante na forma de desenvolver o trabalho, gerando operações mais eficientes. É sempre possível aperfeiçoar os processos da instituição, seja para reduzir custos, seja para minimizar as possibilidades de erros, seja para ganhar agilidade, e o BPM pode ser um ótimo parceiro nessa busca.

Diminuição dos custos

A otimização dos processos por intermédio da aplicação de ferramentas de BPM não só gera aumento da produtividade e da qualidade, como também viabiliza a identificação de desperdícios e de falhas na cadeia de produção, fazendo com que os problemas sejam solucionados e a operação se torne mais barata.

Identificação de gargalos

O gerenciamento de processos, alinhado com o uso de sistemas especializados, faz com que seja mais fácil detectar os desperdícios e gargalos na empresa. Apenas com uma visão clara de onde estão as questões críticas é que o gestor conseguirá tomar decisões mais corretas e que realmente possam melhorar o fluxo de produção.

Como implementar o BPM na empresa?

A inserção de tecnologias e conceitos do BPM é essencial. Isso porque esses recursos ajudam as empresas e as equipes a identificarem, de maneira precisa, a importância das estratégias e como isso reflete em benefícios e no aumento da competitividade. Além disso, a organização precisa promover a participação integral de todos os funcionários, tendo em vista que são eles que vão aplicar a metodologia no dia a dia e em todas as ações estabelecidas.

Outro ponto relevante para a implementação do BPM é que os profissionais responsáveis pelo processo devem ter capacidade e conhecimento a respeito do assunto, além de estarem sempre atualizados sobre as principais tendências.

Como você pôde perceber, o Business Process Management tem como finalidade ajudar as corporações a se tornarem mais organizadas, eficientes e corretas. Para isso, é importante ter uma parceira como a PROCENGE, que tem como especialidade o desenvolvimento de soluções de gestão empresarial personalizadas e integradas, ajudando os seus clientes a transformarem os seus processos de maneira inovadora.

Entre as principais soluções, está o Pirâmide 360, uma plataforma de gestão com um completo ERP, capaz de atender às necessidades de transformação digital das organizações com flexibilidade, rapidez e menor custo.

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