Imagine uma casa bagunçada, com você tentando encontrar sua certidão de nascimento para finalizar um contrato. Certamente, haverá raiva, estresse e perda de tempo. O mesmo pode acontecer com uma empresa caso não haja organização, controle e uso inteligente das informações. Para ajudar na gestão, existem várias ferramentas, como a aging list.
Com ela, os recursos financeiros ficam mais seguros pelo fato de ser uma parceira no cumprimento das obrigações que envolvem as contas a pagar e a receber. Quer conhecer essa técnica? Então, acompanhe este post!
Entenda o que é a aging list
Muito se fala em negócios sustentáveis, mas nem todos os gestores conseguem vivenciar esse conceito na prática. Para auxiliar na saúde financeira de um negócio, existe a ferramenta aging list.
Traduzindo do inglês, ela significa “lista de envelhecimento”, que utiliza um relatório com os títulos a pagar e a receber, sendo todos elencados em uma ordem cronológica, tendo sempre como base a data de vencimento dos boletos.
Ao inserir as informações em tabelas, os gestores conseguem obter análises bem apuradas sobre o cenário financeiro da empresa, o que auxilia nas tomadas de decisões e, principalmente, mantém a gestão financeira sempre sob controle.
Saiba como a aging list se aplica
Ao introduzir o aging list em sua companhia, será possível realizar uma análise otimizada do saldo financeiro, com dados que demonstram a evolução ao longo de vários períodos de tempo.
Na prática, o gestor geralmente separa as contas tanto a pagar quanto a receber em um intervalo de 30 dias. Dessa maneira, a ferramenta auxilia no entendimento sobre os recursos que estão comprometidos e em relação ao que a empresa tem a receber dos clientes.
Assim, é possível traçar metas e investimentos, além de ter uma visão sistêmica do saldo financeiro. Mas imagine fazer tudo isso no papel e na caneta. Fica quase impossível, não é mesmo?
Por isso, a aging list não funciona adequadamente se não houver um software de gestão integrada para trabalhar em conjunto com os dados fornecidos.
Inserindo tudo em um ERP, é possível obter não só mais controle operacional, como também eficiência na gestão financeira.
Dessa forma, a contabilidade fica totalmente profissionalizada, tendo relatórios personalizados, com informações que auxiliam nas estratégias e nas tomadas de decisões. Assim, as vantagens para a saúde financeira do seu negócio são inúmeras, como veremos agora.
Como um ERP auxilia no processo?
A aging list pode ser inserida em uma planilha do Excel, mas fica muito mais dinâmica e funcional se for utilizada dentro de um software ERP.
Isso porque o sistema de gestão possibilita a extração dos dados de maior importância para a empresa em tempo real, otimizando o tempo.
Além disso, a tecnologia oferece relatórios que auxiliam nas atuações dos gestores e auditores, que acabam tendo uma visão holística do negócio, com a devida análise dos dados referentes à situação econômica da empresa.
Dessa maneira, é possível automatizar as atividades em vários segmentos, gerando relatórios e gráficos em tempo real. Ou seja, tudo será constantemente monitorado para evitar qualquer tipo de contratempo.
O que inserir no aging list?
Agora que você já sabe o que é a aging list e como aplicá-la no dia a dia corporativo, nada melhor do que conhecer o que deve ser inserido nas planilhas.
Primeiramente, escolha os campos que vão compor a tabela, o que ajudará no controle financeiro. Atualize as planilhas diariamente, aspecto que contribui para o controle organizacional.
Para obter dados reais e atualizados sobre as despesas e cobranças, é importante inserir vários dados na aging list, tais como:
- datas de vencimentos e pagamentos;
- divisão entre despesas e receitas;
- divisão por grupos, como pagos, não pagos, a vencer;
- divisão por períodos, podendo ser de 30, 60 ou 90 dias;
- entradas e saídas;
- especificação dos pagamentos, como parcelado, à vista, boleto, depósito;
- fornecedores e clientes, assim como a situação de cada um deles;
- taxas de juros;
- tipos de duplicata.
É importante informar que os dados devem ser bem detalhados nas planilhas, o que contribui para a qualidade dos relatórios, trazendo mais controle financeiro.
Descubra os principais benefícios da aging list
Ao inserir a aging list em sua empresa, explorando a ferramenta por meio de um ERP, certamente o seu negócio obterá resultados altamente positivos. Veja agora alguns benefícios que selecionamos para ajudar em sua análise.
Relatórios com precisão impecável
Ao implementar a aging list em sua empresa, os gestores terão mais facilidade na criação dos relatórios, podendo personalizá-los de acordo com as estratégias previamente descritas, sendo uma atitude altamente positiva para as tomadas de decisões.
Visão abrangente do negócio
Ao ser alinhada com o fluxo de caixa, a aging list permite uma visão bem abrangente da saúde financeira, sendo fundamental para prevenir problemas, além de auxiliar na antecipação de ações, sempre com foco no planejamento estratégico.
Maior controle da inadimplência
Sabendo-se que a inadimplência é um grande problema para a maioria das empresas, nada melhor do que obter dados consistentes para a realização das cobranças necessárias.
Com a aging list, os planos de ações ficam mais consistentes, por meio da gestão financeira. Ou seja, haverá um monitoramento da taxa dos devedores e dos respectivos prazos para cada pagamento.
Assim, é possível prever determinadas entradas ou até mesmo obter uma previsibilidade de gastos extras para cobrir esses índices de inadimplência.
Fora isso, ocorre a identificação dos clientes que já ultrapassaram o limite de tolerância destinado pela empresa, sendo um meio para oferecer novas propostas para a solução da demanda. Com os dados na tela do computador, você saberá a hora certa de realizar novos investimentos.
Aprimoramento dos processos
A aplicação da aging list também tem impacto direto no aprimoramento dos processos, sendo extremamente útil na definição das estratégias da sua empresa, sempre identificando o cenário de acordo com o fluxo de caixa.
As informações fornecidas são precisas e há métricas que auxiliam nas tomadas de decisões, incluindo a identificação de possíveis falhas na área de cobranças. Assim, o seu negócio terá mais controle na previsão das receitas e despesas.
Como você já percebeu, a aging list está diretamente ligada com o fluxo de caixa, mas há algumas diferenças, como mostraremos agora.
Veja a diferença entre aging list e fluxo de caixa
Apesar de serem muito parecidas, as ferramentas têm diferenciações. Isso porque, geralmente, a aging list é utilizada como um complemento do fluxo de caixa.
Afinal, o fluxo indica a totalidade dos pagamentos e recebimentos, enquanto a “lista de envelhecimento” tem uma atuação mais específica, separando os valores por categorias.
Além disso, faz uma listagem de acordo com a cronologia, tendo como base períodos determinados, o que permite uma visão precisa do que deve ser pago e para quem, assim como o que será recebido e quem está devendo.
Portanto, a dica é sempre utilizar tanto a aging list quanto o fluxo de caixa em conjunto, obtendo excelentes resultados no controle financeiro da sua empresa. Lembre-se: quando a casa está limpa e bem organizada, fica muito mais fácil resolver as pendências, influenciando positivamente no índice de lucratividade.
Gostou de conhecer essa ferramenta? Ficou com alguma dúvida? Aproveite e deixe o seu comentário!
