O mapeamento de processos é uma importante tarefa gerencial. Com ela, é possível ter clareza sobre o que deve ser feito, como, quando e por quem. Por consequência, é possível reduzir o número de erros, problemas e até acidentes ao longo do trabalho.

Pense no mapeamento de processos como a profunda compreensão de cada passo necessário para o alcance de determinado resultado, frequentemente sendo seguido por uma representação gráfica. A questão é: como fazer isso dentro da empresa?

Nos tópicos seguintes, apresentamos dicas para fazer o mapeamento de processos e como elas podem ser aplicadas ao longo do expediente. Confira!

Saiba qual é o output do seu processo

Todo processo conta com um conjunto de inputs (recursos que entram) e pelo menos um output, isto é, a entrega final. O processo comercial, por exemplo, tem como output a venda dos bens e serviços da empresa. Logo, o primeiro passo é ter clareza do output.

O que acontece, muitas vezes, é que essa saída final é pouco clara. Nem os profissionais envolvidos no processo sabem exatamente qual será o seu resultado, o que causa confusão e limita o senso de prioridade. Seja, então, claro quanto à entrega final.

Desenhe os passos atualmente aplicados

Em seguida, faça um esboço do seu atual processo. Desenhe a sequência de passos que atualmente são praticados para que o resultado seja alcançado. Não se preocupe com a aparência do seu esboço, pode ser algo bem simples.

Após essa etapa, você saberá o que está sendo feito e como. Além disso, terá mais clareza dos passos ineficientes ou que simplesmente não existem (mas que deveriam existir).

Desenhe a representação ideal do processo

Uma terceira etapa é esclarecer como o processo ideal deve funcionar. Para tal fim, pegue seu esboço inicial, exclua os passos desnecessários e integre passos capazes de melhorar o que é feito. A princípio, não se preocupe tanto com a aparência do desenho.

Quando concluir o novo esboço, transforme-o em um fluxograma bem elaborado, isto é, uma representação gráfica que utiliza elementos geométricos, textos e setas.

Converse com os envolvidos

Agora, leve seu fluxograma até quem está diretamente envolvido no processo. Fale sobre o esquema sequencial para o alcance do output e a lógica por trás disso. Pergunte se isso faz sentido e avalie quais passos podem estar fora do contexto ou da realidade.

Isso é especialmente útil se você não está diretamente envolvido com o processo. Lembre-se que, por vezes, sua visão de processo ideal pode não ser tão boa assim.

Revise periodicamente seu fluxograma

Após as etapas anteriores, você terá condições de consolidar seu fluxograma — o que significa que o mapeamento inicial foi feito, mas por muitos motivos, como a transformação digital, os processos tendem a mudar ao longo do tempo.

Pelo menos uma vez por ano olhe novamente para o seu fluxograma, avalie se ainda faz sentido ou se é preciso atualizá-lo ao novo contexto da empresa.

Agora você está por dentro do assunto. O mapeamento de processos pode trazer benefícios expressivos para você e seu time de trabalho. Lembre-se de contar com o suporte de boas tecnologias, como sistemas gerenciais. Assim, seus resultados serão melhores.

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