Como um empreendedor sabe se a empresa está crescendo ou não? Uma boa maneira de mensurar isso é por meio do fluxo de caixa. Com ele, é possível avaliar em que locais os recursos estão sendo aplicados, os respectivos retornos e a disponibilidade de investimentos.

De olho no sucesso do seu negócio, elaboramos este post para explicarmos como deve ser feita uma escolha certeira de um módulo desse tipo. Ficou interessado? Continue a leitura!

Entenda o que é o sistema de fluxo de caixa

Antes de abordarmos o sistema em si, vamos mostrar como funciona o fluxo de caixa em uma empresa. Basicamente, todo gestor sabe que se trata das movimentações financeiras que acontecem em todos os setores.

Assim, o fluxo de caixa está sintonizado com as vendas, pagamentos, recebimentos, compras, enfim, são as operações diárias que alimentam a sobrevivência e rentabilidade de uma empresa.

Agora, imagine fazer todo esse controle sem um software que possa inserir todos os dados em um mesmo sistema. Seria bem difícil, não é mesmo?

Pois é exatamente para agilizar a rotina do gestor e ainda melhorar os resultados que a tecnologia existe.

Afinal, o registro de tudo o que entra e sai precisa de um software para facilitar a gestão, sistematizando as informações, sempre com foco na saúde financeira.

Ao inserir os dados no sistema é possível avançar em vários processos, auxiliando nas tomadas de decisões, tais como:

• relatórios em tempo real;
• contas pagas em dia;
• reserva financeira;
• análise do ritmo de crescimento;
• precisão nas análises.

Com um sistema de fluxo de caixa, a sua empresa aproveitará integralmente os investimentos, tendo um mapeamento das movimentações financeiras.

Assim, possíveis desperdícios poderão ser identificados, contribuindo para a correta distribuição dos recursos.

Funcionalidades

Facilitar as rotinas administrativas é uma das principais funções de um sistema de fluxo de caixa.

Dessa maneira, é possível profissionalizar as etapas referentes à gestão financeira, trazendo mais agilidade e precisão nos números.

Trata-se de um indicador importantíssimo para melhorar os resultados, principalmente por meio do monitoramento que o sistema possibilita, com impacto direto nos acertos operacionais.

Aprenda como escolher um sistema de fluxo de caixa

Agora, chegamos ao ponto principal do post: como escolher o sistema de fluxo de caixa ideal para a sua empresa?

O primeiro indicador dessa pergunta é o conhecimento bem apurado de todos os setores da companhia e seus gargalos tão quanto pontos positivos que devem ser mantidos. Para obter o sucesso na contratação do software, vale a pena seguir as seguintes dicas.

Avalie as necessidades da empresa

Como já apontamos acima, antes de contratar um sistema, nada melhor que conhecer profundamente as rotinas do negócio.

Isso porque cada software conta com ferramentas diferenciadas e, caso você não saiba o que precisa, pode desperdiçar dinheiro no investimento, pois a solução não resolverá os problemas existentes.

Portanto, faça uma auditoria e obtenha o máximo de informações sobre a sua empresa. Entre elas, podemos citar:

• movimentações financeiras;
• quantidade de colaboradores;
• produção diária, semanal, mensal e anual;
• faturamento;
• nível de estoque;
• aplicação dos recursos;
• gastos fixos e variáveis;
• capital de giro;
• principais gargalos;
• objetivos e metas.

Com os dados bem apurados será possível ter uma visualização real do que é necessário para melhorar os processos, do financeiro ao operacional.

Portanto, planejamento é a palavra-chave para você contratar um software de gestão de custos totalmente adequado à realidade da sua empresa.

Defina os requisitos

Qual a exigência do seu negócio? O que é preciso para melhorar os resultados? No momento de escolher um sistema de fluxo de caixa, é importantíssimo saber os requisitos necessários para a instalação.

Assim, nada melhor do que saber o que é imprescindível para fazer uma escolha certa. Afinal, o atual cenário da economia está altamente competitivo, necessitando de investimentos certeiros.

Observe as funcionalidades

Na hora de escolher um software, peça à empresa prestadora do serviço que faça uma apresentação das principais funcionalidades do sistema.

Trata-se de uma dica que faz diferença no dia a dia, pois você poderá adequar o software de acordo com a realidade e práticas adotadas em sua empresa.

Afinal, existem muitas opções, como número de usuários, complexidade dos relatórios, interface intuitiva, ou seja, veja se é possível personalizar o ERP.

Verifique o suporte

Outro ponto que você deve considerar é o suporte oferecido pela prestadora do serviço em TI. Analise se há profissionais capacitados para treinar seus colaboradores, além de acompanhar no momento de adaptação.

Isso porque a ausência de um treinamento pode minar o seu investimento. Seria como oferecer uma Ferrari para uma pessoa que não sabe dirigir um veículo automotor.

Não podemos deixar de citar também o suporte para possíveis quedas no sistema ou falhas operacionais até que tudo esteja alinhado.

Afinal, ajustes sempre são necessários para se atingir a excelência — com a instalação de um software de fluxo de caixa, isso não é diferente.

Avalie a capacidade de integração

Para um sistema oferecer eficiência, ele precisa ter uma boa capacidade de integração de todos os setores da sua empresa.

É um sinalizador para você fazer uma escolha certa e alicerçada nas demandas do seu negócio.

Analise ainda se a plataforma oferece uma visão sistematizada dos setores, ou seja, completa. Verifique também a mobilidade do sistema, ou seja, se a tecnologia é acessível e ágil para facilitar prováveis reestruturações operacionais.

De uma forma geral, um bom software precisa contemplar as seguintes áreas:

• mobilidade;
• controladoria;
• finanças;
• suprimentos;
• comercial;
• logística e manufatura;
• administrativo;
• RH;
• Apps personalizados.

Priorize a segurança

Atualmente, os dados estão ditando as regras no mercado e são exatamente eles que precisam estar bem seguros.

Com isso em mente, veja se o software tem a segurança adequada para manter os dados sem invasões de hackers ou quedas que possam paralisar a linha produtiva.

Afinal, dependendo do tamanho da empresa, ficar fora do ar por minutos pode representar um imensurável prejuízo financeiro.

Como você observou ao longo do post, um sistema de fluxo de caixa é essencial para a sua empresa otimizar o tempo, reduzir os custos e ainda aumentar a produtividade, ou seja, trata-se de um investimento fundamental no ganho de competitividade.

E você, ainda não tem um software de gestão em sua empresa? Aproveite e entre em contato com a nossa equipe para conhecer as melhores soluções existentes no mercado!