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Matriz do tempo: quais as vantagens e como aplicar na gestão de equipes?

Diversas são as tarefas a serem realizadas no dia a dia de uma empresa. Sendo assim, é fundamental implementar estratégias eficazes como forma de priorizar as demandas e organizá-las para que tudo seja entregue no prazo acordado. Para isso, contar com a matriz do tempo é fundamental, já que se trata de uma ferramenta aplicada como forma de estruturar as atividades de maneira visual, priorizando-as por nível de urgência e, com isso, simplificar a rotina de trabalho.

Mas, você sabe quais são os benefícios da matriz de gestão de tempo e como aplicá-la na gestão de equipes da companhia? Então, leia este artigo para descobrir!

Quais são as vantagens da matriz do tempo?

Manter um bom planejamento e organização é imprescindível para o alcance de melhores resultados. Um grande problema é que, muitas vezes, os gestores e colaboradores da empresa focam em demandas que não são tão importantes naquele momento e acabam sofrendo impactos negativos na produtividade.

Por meio da aplicação da matriz do tempo é possível não apenas tornar o dia a dia e o time de funcionários mais produtivos, bem como:

  • visualizar de forma mais clara o que deve ser feito;
  • evitar a procrastinação;
  • direcionar o foco de maneira mais efetiva;
  • otimizar o tempo;
  • delegar tarefas de forma mais assertiva, entre outros.

Como aplicar a matriz do tempo na prática?

A matriz do tempo é constituída de quatro quadrantes, onde devem ser distribuídas as tarefas pendentes, considerando as seguintes categorias:

  • importante e urgente;
  • importante e não urgente;
  • não importante e urgente;
  • não importante e não urgente.

Antes de mostrar como aplicar na prática, é importante que você compreenda de forma clara a diferença entre demandas importantes e demandas urgentes:

  • demandas importantes: trata-se daquelas em que os resultados influenciam diretamente nas metas que devem ser cumpridas e objetivos que precisam ser alcançados;
  • demandas urgentes: são aquelas que costumam ter um prazo estabelecido e requerem atenção imediata. Caso não recebam a atenção devida quanto antes, podem surgir consequências graves.

Quadrante 1: importante e urgente

Nesse quadrante, são inseridas as atividades mais essenciais para o trabalho. Assim, recebem um grau maior de prioridade, apresentam um prazo a ser respeitado e devem ser finalizadas assim que possível.

Quadrante 2: importante e não urgente

No quadrante 2, devem ser registradas as demandas relativas às metas, mas que não possuem uma data para ser finalizada bem definida. O adequado é fazer um planejamento, com o agendamento de um tempo para se dedicar a elas, desde que tenha concluído as demandas do primeiro quadrante.

Quadrante 3: não importante

Em alguns casos, os colaboradores dão mais importância do que deveriam para uma determinada demanda, já que elas apenas apresentam uma certa urgência. Dessa forma, aqui é necessário pensar a respeito das demandas que se enquadram nesse conceito. O melhor a fazer é delegá-las a uma única pessoa ou só realizá-las se não tiver mais tarefas nos quadrantes anteriores.

Quadrante 4: não importante e não urgente

O entendimento a respeito das atividades que não sejam nem importantes e nem urgentes vai depender de cada empresa, mas caso sejam inseridas nesse quadrante, devem ser feitas depois ou eliminadas.

Como a matriz do tempo pode ser aplicada na gestão de equipes?

Antes de tudo, o ideal é reunir com os colaboradores da empresa e definir os objetivos e metas de cada setor e do negócio em geral. Após, divida esse propósito em tarefas que devem ser executadas para atingir os resultados esperados e as distribuam nos quadrantes da matriz.

Além de estabelecer prioridades, esse momento pode ser usado para identificar quais funcionários do time serão responsáveis por cada demanda, tornando seu trabalho ainda mais assertivo. A seguir, veja outras práticas que podem ser aplicadas.

Dê atenção ao quadrante 2

É importante ter em mente que, mesmo que as demandas do quadrante 2 não serem urgentes, elas são importantes e estão ligadas com as metas a longo prazo. Por este motivo, esteja atento para não passar todo o tempo priorizando apenas o que é importante e urgente.

Nesse caso, o ideal é criar um bom planejamento para também cuidar do que não necessita de atenção imediata, mas que, ainda sim, é relevante.

Atualize a matriz com frequência

Antes de iniciar a rotina de trabalho, é necessário entender o que precisa ser realizado nas próximas horas. Isso será fundamental para manter o foco da equipe. Dessa forma, todos os dias pela manhã ou ao final do expediente, é importante conferir todos os quadrantes da matriz do tempo e organizar as demandas em ordem de prioridade.

Foque na execução das atividades

No decorrer desse planejamento diário, é preciso ter cuidado para não exagerar na quantidade de demandas em cada quadrante. Então, o ideal é que você foque mais no que é possível ser feito e não em anotar a maior quantidade possível das atividades.

Tenha em mente que, se você sobrecarregar os quadrantes, não vai ter tempo para realizar, projetar, delegar e concluir todas as tarefas, fazendo com que o time se sinta frustrado por não cumprir as expectativas.

Evite a procrastinação

Mais do que ver as demandas que precisam ser cumpridas, é essencial acompanhar a sua capacidade de realizar. Para isso, é possível fazer um controle separado (para isso pode ser usada uma planilha ou uma ferramenta tecnológica), com um registro daquilo que foi concluído em cada dia e a indicação do quadrante em que a atividade estava inserida.

Dessa forma, fica mais fácil identificar em qual quadrante o time está gastando mais tempo e, pode, até mesmo, entender se os funcionários estão sendo produtivos, se existe um nível considerável de procrastinação, quais os motivos e o que pode ser feito para combatê-la.

Conseguiu entender como funciona a matriz do tempo? Por meio dessa ferramenta fica muito mais fácil criar uma estratégia efetiva de gerenciamento das demandas da empresa, manter a equipe focada nos objetivos e metas em geral e, com isso, alcançar resultados muito satisfatórios.

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