Entender como medir a produtividade da equipe de trabalho é muito importante, afinal, apenas com pessoas engajadas e produtivas os objetivos desejados poderão ser alcançados. Logo, todo o negócio será beneficiado.

Todavia, os resultados genéricos não são animadores. Uma pesquisa feita com mais de 38 mil profissionais mostrou que cerca de 17 horas semanais são improdutivas, o equivalente a mais de dois dias de trabalho. Outro estudo, veiculado pela revista Exame, constatou que apenas 39% do expediente é realmente produtivo.

Existem diversas ferramentas e práticas úteis para avaliar se esses números são verdadeiros em sua empresa. Entre as principais, é possível destacar: indicadores de desempenho, sistema de gestão empresarial (ERP) e metas SMART.

Pensando nisso, elaboramos este artigo. Hoje, você vai aprender como medir a produtividade da sua equipe e avaliar se está de acordo com o desejado. Continue lendo e fique por dentro do assunto. Boa leitura!

Mensure os indicadores-chave de desempenho

Há diversos indicadores que podem demonstrar o nível de entrega, motivação e comprometimento dos funcionários com o que é solicitado. É muito importante conhecer esses indicadores, bem como mensurá-los com periodicidade.

Entre os principais, podemos destacar o número de reclamações dos clientes, o nível de absenteísmo, o índice de quebras, o refugo de materiais e o nível de produtividade. Para este último, por exemplo, utiliza-se a seguinte fórmula:

• produtividade = produtos ou serviços gerados ÷ recursos utilizados

Imagine que uma equipe produziu 500 pares de sapatos (produto gerado) em 3,5 horas (recurso utilizado). Ao utilizar o cálculo, é possível observar uma produtividade equivalente a 142,8 sapatos/hora.

Esse indicador deverá ser usado para formular metas inteligentes, calcular o tempo ocioso na empresa, recompensar as equipes mais produtivas e assim por diante. Logo, será possível atuar com maior desempenho e extrair mais resultados.

Avalie as metas alcançadas em cada período

Boas metas funcionam como uma bússola para a organização e para as equipes de trabalho, indicando o caminho que deve ser seguido. Elas também são úteis para medir a produtividade do time, avaliando se está de acordo com o desejado.

Quando os funcionários batem as metas todos os meses, pode ter algo errado — a meta pode estar fácil demais, por exemplo. Contudo, quando ninguém bate, também tem algo errado. Logo, é preciso avaliar o que está acontecendo e solucionar a situação.

Quando uma meta não é atingida, significa que o nível de entrega da equipe não está de acordo com o desejado, sendo preciso investir em novas capacitações, gerar feedbacks corretivos e oferecer estímulos para um melhor desempenho. Também é necessário criar metas eficazes, comumente chamadas de SMART.

Na realidade, esse nome é um acrônimo de cinco palavras da língua inglesa. Segundo o conceito SMART, boas metas devem ser: específicas, mensuráveis, alcançáveis, relevantes e temporais (com prazos muito bem definidos).

Utilize os “4 colaboradores de Jack Welch”

Jack Welch foi CEO da General Eletric (GE) por mais de duas décadas. Para avaliar o desempenho dos seus subordinados, ele relacionava dois principais fatores: o alinhamento com os valores da empresa e a entrega dos resultados esperados.

Ao aplicar esse método de avaliação, é possível identificar 4 colaboradores:

1. alinhados aos valores da empresa e que entregam resultados;
2. alinhados aos valores da empresa e que não entregam resultados;
3. não alinhados aos valores da empresa e que entregam resultados;
4. não alinhados aos valores e que também não entregam resultados.

Segundo o próprio Jack Welch, o colaborador Tipo 1 deve ser reconhecido e recompensado pela liderança da organização. O funcionário Tipo 2 deve ser treinado, garantindo que entregue melhores resultados. Os colaboradores Tipo 3 e 4, que não abraçam os valores da empresa, devem ser desligados.

Esse método é muito interessante, pois, além de considerar os resultados entregues, considera o alinhamento com a cultura da organização.

Acompanhe as tarefas e os indicadores com periodicidade

A avaliação do nível de entregas de uma equipe não deve ser algo esporádico, muito menos uma cerimônia que só acontece de três em três meses (lembre-se de que em um trimestre muita coisa pode mudar). É preciso avaliar os resultados continuamente, se possível diariamente.

Existem diversas ferramentas para medir a produtividade da equipe de funcionários, porém, muitas coisas podem ser avaliados com uma simples observação ao longo do expediente. Logo, é necessário acompanhar as tarefas do time e estar presente sempre que possível.

Faça um pequeno checklist e mensure o tempo de produção, de atendimento aos clientes, de carga e descarga de caminhões e de outros fatores que considerar importante. Assim, será possível ter uma base sistêmica para tomar decisões.

Essa simples observação é muito útil para gerar feedbacks, definir sobre o nível de entrega de cada profissional, recompensar com base na meritocracia e engajar resultados ainda melhores no futuro. Assim, toda a empresa será beneficiada.

Conte com um software de gestão empresarial (ERP)

É cada vez mais crucial modernizar a organização e contar com a tecnologia para a realização as tarefas, assim torna-se possível obter melhores resultados. Na hora de monitorar a produtividade da equipe, não é diferente. Conte com a tecnologia!

Um bom sistema de gestão empresarial (ERP — do inglês: Enterprise Resource Planning) ajuda no controle dos resultados. É possível, por exemplo, ter acesso ao faturamento do dia, ao fluxo de caixa, aos novos clientes cadastrados, além de conectar os diversos setores da organização e gerar relatórios completos com poucos cliques.

Todas as informações coletadas no sistema ERP podem ser usadas para gerar bons indicadores-chave de desempenho, oferecer melhores feedbacks para os funcionários e setores, obter uma visão mais sistêmica da organização e tomar decisões com maior rapidez e eficiência, resultando no sucesso.

No entanto, é preciso tomar alguns cuidados ao escolher um bom software: dê preferência a fornecedores que ofereçam diversas soluções, tenham sistemas específicos para o seu setor e, ainda, contem com bons cases do sucesso.

Veja, agora você está por dentro do assunto! Ao medir a produtividade da equipe, torna-se possível realizar ajustes, definir metas mais desafiadoras e ter uma visão atual do negócio. Em um mercado cada vez mais competitivo, esses fatores são essenciais para manter a competitividade e se destacar da concorrência.

Agora você entende como medir a produtividade da sua equipe, certo? Aproveite para ler este outro artigo e entender o papel do Business Intelligence na sua empresa. Vamos lá!