A boa gestão financeira de uma empresa deve ser pautada pelo uso de informações objetivas e confiáveis, afinal não se pode tomar decisões com base em “achismos”. Tais dados só podem ser obtidos com a utilização de um bom sistema para gestão de finanças.

Mas como um software de gestão financeira para controle de custos auxiliará a sua companhia a enfrentar, com segurança, a rotina diária? Neste post, você compreenderá que uma boa ferramenta, além de ajudar a organizar e gerenciar os seus custos, permite um planejamento mais seguro e um melhor processo de tomada de decisão na sua organização.

Falaremos, a seguir, sobre a importância e as vantagens que esse tipo de solução oferece. Continue a leitura e confira!

A importância do controle de custos

No atual cenário econômico, a concorrência para se manter no mercado é enorme — e reduzir os custos é uma das necessidades para continuar competitivo. Você tem ideia de todos os custos do seu negócio hoje?

Enquanto o país segue em uma grave crise econômica, as empresas têm de mapear todos os seus custos com o objetivo de realizar cortes, reduções ou substituições que as possam preservar. E um software de gestão apoiará sua companhia neste processo de grande importância para o seu crescimento.

Separamos algumas dicas de como você pode otimizar seu controle de custos e, logo depois, abordamos as vantagens da utilização de um software para te assessorar nesse gerenciamento (além, é claro, dos benefícios de sua implantação para a própria empresa):

1. Integração

Todos os departamentos de seu negócio devem estar trabalhando em harmonia com o setor financeiro — em uma rede única de acesso e controle por parte do gestor. A comunicação entre o financeiro e as outras áreas deve ser eficiente e contínua. O controle de custos é responsabilidade do setor financeiro, que poderá entregar muito mais confiabilidade tendo ao seu alcance todas as informações que desejar rapidamente.

2. Custos e lucros

É imprescindível a diferenciação entre faturamento (receitas em geral), reembolsos e ressarcimentos (não acrescentam ao capital) de lucros. O principal objetivo de qualquer empresa é a geração de lucros.

Sua identificação é o ponto de partida para verificar como os custos estão lhe impactando. Os custos são representados pelos gastos fixos e variáveis, que têm por característica reduzir seus lucros.

3. Adoção de métricas

A adoção de métricas se faz necessária para um controle de despesas eficiente. Do inglês “Key Performance Indicator”, os KPIs podem ser utilizados para medir o desempenho de certos processos, com o propósito de controlar seus custos. Com estes indicadores, o gestor poderá realizar um controle mais efetivo de produtividade, estoque, rentabilidade etc.

4. Marketing

O investimento em marketing pode consumir recursos valiosos e contribuir para o aumento dos custos operacionais de qualquer companhia. Porém, reduzir a atenção dada a esse setor também pode contribuir negativamente para os resultados. Então, como proceder nesta situação?

O mundo digital nos entrega, hoje, várias soluções de marketing muito mais em conta do que a mídia tradicional. Uma mudança em suas estratégias — com investimentos em mídia digital e presença nas redes sociais — é capaz de conferir resultados iguais ou até melhores do que a mídia tradicional, além de permitir uma redução de custos.

5. Estoque

Este item é uma pedra no sapato de vários gestores. Uma má administração de produtos do estoque pode ser responsável por uma grande parcela dos custos de um negócio. E um rigoroso controle de gastos no estoque evitará os tão indesejáveis desperdícios que podem ocorrer na rotina do departamento.

Utilização de um software de gestão financeira para controle de custos

Já vimos alguns modos de otimizar seu controle de custos. Uma ferramenta como um software de gestão financeira, por exemplo, pode ter um papel significativo na otimização do seu controle de despesas. Vamos, agora, repassar 4 meios pelos quais um software de gestão financeira auxiliará você na redução de gastos:

1. Agilidade dos processos

Um sistema é capaz de realizar uma integração com os softwares de seus fornecedores, agilizando a troca de informações necessárias à conclusão de transações realizadas diariamente. O processo vai ficar muito mais seguro, rápido e prático.

Através do software de gestão, você poderá realizar um controle de entregas, pedidos e vendas, diminuindo as possibilidades de haver produção equivocada ou entregas realizadas em datas diferentes, o que ocasiona aumento de gastos. Com o aumento da agilidade, vem a redução de custos.

2. Redução de riscos

Por mais experiente que o pessoal do financeiro possa ser, trabalhar com números é algo arriscado. Qualquer cálculo mal feito pode trazer consequências desastrosas para o seu negócio. O estoque de uma empresa que lida com um alto número de entradas e saídas de recursos também está sujeito a falhas no cronograma.

O uso de um sistema de gestão reduzirá drasticamente os riscos de falhas humanas nos processos de seu negócio, que podem comprometer sua operação. Em caso de erros ou inconsistências, o software emitirá um alerta indicando a falta de coerência dos dados lançados. E a redução de incorreções traz a redução de custos.

3. Sustentabilidade

Hoje, a “onda verde” já contagiou a maioria dos clientes. Que tal aproveitar essa tendência e, ainda, reduzir os seus gastos?

A adoção de um sistema de gestão reduzirá suas despesas com material de escritório, pois a maior parte das atividades será realizada online e armazenada em banco de dados. A natureza, seus clientes e seu bolso agradecem.

4. Otimização do custo de mão de obra

Uma menor quantidade de funcionários é necessária ao se optar por utilizar um software de gestão. Muitas das atividades de gestão são automatizadas — sendo que aquelas que precisam de interação humana podem ser geridas por uma equipe menor do que a demandada em um ambiente tradicional.

A redução dos custos deriva do fato de que o software automatiza vários processos. Tais procedimentos, antes, demandavam tempo extra da equipe de gestão.

Vantagens de um software de gestão

Já passamos pelas noções de otimização de custos e pelas maneiras com as quais um software de gestão pode ajudar a reduzir despesas. Agora, vamos ver quais são as vantagens da implantação de um sistema de gestão financeira em sua empresa.

Há vários benefícios dos quais seu negócio poderá usufruir. Porém, vamos exemplificar apenas os 4 que consideramos os principais:

1. Aumento da produtividade

Um bom software de gestão financeira pode ter um grande impacto na produtividade dos diversos departamentos de sua companhia. Esse aumento de eficácia acontece ao permitir, por exemplo, que as atividades sejam padronizadas, evitando erros e retrabalhos. Isso gera economia de recursos humanos e financeiros, impactando positivamente seus resultados.

Ao utilizar soluções inteligentes, você também terá acesso mais rápido aos dados de sua empresa, o que agiliza o processo de tomada de decisão, além da segurança na hora de acessá-los, tornando-o ainda mais rápido. A comunicação entre os departamentos auxilia na produtividade — e também em nosso próximo item.

2. Integração

Este ponto já foi citado como algo a ser observado na otimização de seus custos. Além de aumentar a produtividade, a integração permite que os dados sejam inseridos em um departamento e alimentados em outros.

Isso é garantia de agilidade em suas atividades e economia de recursos, uma vez que as informações não precisam ser redigitadas. Além de tornar todo o processo de reconhecimento de dados mais rápido, a integração libera seus funcionários para o desempenho de outras tarefas necessárias à rotina da empresa.

3. Mapeamento do processo produtivo

O seu processo produtivo poderá ser totalmente mapeado por meio do sistema de gestão, permitindo uma visão geral do negócio. O mapeamento de sua produção, do processo de venda ou da prestação de serviços permitirá o conhecimento aprofundado de todos os gastos que ocorrem e, com base nisso, poderão ser traçadas diferentes estratégias para diminuí-los, substituí-los ou cortá-los.

Com base nesse mapeamento, você também poderá economizar em relação ao seu controle de estoque. Isso porque o planejamento de compras, as eventuais promoções e as estratégias para vendas serão traçadas com base no levantamento prévio realizado para o conhecimento de seu processo produtivo.

4. Detalhamento dos custos fixos e variáveis

Além das estratégias para diminuição, corte e substituição, o uso de um bom software de gestão financeira permitirá entender o comportamento dos custos em relação aos seus produtos. Assim, será possível saber, com exatidão, o valor final de seu produto ou serviço.

Com tais dados em mãos, você pode obter ganhos em eficiência ao definir, com maior objetividade e precisão, o correto preço de venda do que é comercializado em sua empresa. Em muitos casos, há um aumento no lucro por unidade e em relação à receita total de sua organização.

A tecnologia a seu favor

Neste post, você viu:

• quais são os meios de otimizar seus custos;
• as possibilidades de redução de gastos com o uso de um sistema de gestão;
• as vantagens de um software de gestão financeira;
• como um sistema de gestão pode ser um diferencial para o controle dos custos da sua empresa, auxiliando no aumento da eficiência de suas atividades, otimizando processos e integrando departamentos.

Além disso, soluções inteligentes e integradas mapeiam o processo produtivo, permitindo diminuir, cortar ou substituir custos. Você também poderá conhecer e detalhar os tipos de gastos, o que auxilia na correta definição do preço de venda e na melhoria do lucro de sua empresa.

Gostou de saber mais sobre o software de gestão financeira para controle de custos e não quer perder mais nenhum de nossos artigos? Assine nossa newsletter e fique por dentro de mais assuntos que vão impulsionar a gestão financeira de seu negócio. Até a próxima!