Gestores estão sempre em busca de ferramentas de inovação para melhorar a performance corporativa de seus negócios. Entretanto, é comum esquecerem de dar atenção a alguns procedimentos rotineiros internos que afetam diretamente — e de maneira considerável — sua competitividade e produtividade, como o processo de fechamento de caixa.

A evolução de controles internos deve ser uma meta constante de todo bom gestor. E é sobre um de seus processos mais importantes que vamos tratar hoje: o fechamento de caixa. Você já deve ter notado que a administração do seu caixa influencia todos os seus resultados mensais, não é?

Por isso, separamos algumas orientações práticas que vão trazer mais segurança na hora de realizar essa operação. Acompanhe.

Entenda o que é o fluxo de caixa

Todas as transações financeiras que entram e saem da sua empresa diariamente, tais como gastos com a folha de pagamento, depósito dos clientes, dinheiro destinado aos fornecedores, entre outros, se relacionam entre si.

Sendo assim, é preciso fazer o devido controle dessa movimentação para garantir o devido funcionamento do negócio. Do contrário, você pode enfrentar algumas dificuldades, tanto com a falta de dinheiro em caixa quanto com o excedente. Isso revela a perda de oportunidades no mercado.

A esse controle que faz parte da rotina empresarial damos o nome de fluxo de caixa, ou seja, ele nada mais é do que uma espécie de ferramenta que faz o devido registro de todo e qualquer movimento de dinheiro gerado pela empresa, assim, quanto maior a capacidade de atualizar transações, considerando o ritmo dos negócios e as necessidades de ter as informações disponibilizadas, melhor é o fluxo de caixa.

Saiba como fazer o fluxo de caixa

Mas a questão é: como realizar o fluxo de caixa de maneira a fazer com que seja um diferencial para a empresa? Para ajudar você nesse tema, preparamos um passo a passo. Confira.

Trabalhe com um período de tempo predeterminado

O fluxo funciona dentro de um período. Ele precisa considerar as características do negócio. Assim, um período pode ser de 30 dias, por exemplo, dentro do qual é possível renovar despesas como água, luz, internet e salários.

Diferencie as suas movimentações

Primeiro, separe as receitas das despesas. Isso facilita consultas futuras e evita erros de cálculos que podem comprometer tomadas de decisões. Depois, separe suas receitas e despesas entre fixas e variáveis.

Esse simples procedimento garante maior organização e evita perda de tempo com o retrabalho, algo que costuma tirar preciosos minutos e até horas dos gestores.

Mantenha o seu fluxo de caixa devidamente atualizado

Cada informação, independentemente de sua origem, precisa ser registrada. Se possível, em tempo real, já que é a partir delas que os gestores se planejam para futuras ações.

Quando algum dado importante não é lançado no fluxo de caixa no tempo certo, a consequência pode levar a gestão a tomar decisões a partir de um entendimento errado da realidade financeira do negócio e gerar prejuízos desnecessários.

Organize as movimentações de acordo com suas características comuns

Quando as diferentes informações do caixa podem ser encontradas dentro de um padrão, você consegue ter maior precisão para analisar a movimentação financeira da empresa. Isso simplifica sua tomada de decisões.

Tanto receitas quanto despesas costumam ser mais bem avaliadas assim. Você pode, por exemplo, agrupar informações a respeito de gastos com utilidades de escritório, sabendo se há excessos no que é destinado a esses recursos. Da mesma forma, pode encontrar o período em que a empresa tem vendido mais, entre outros.

Conheça as vantagens do fluxo de caixa

Com o fluxo de caixa, você ganha uma maior confiabilidade dos dados. Conforme os registros são feitos, a atualização é instantânea, dando à gestão a noção exata do orçamento atual. Consequentemente, isso permite uma maior facilidade na hora de planejar ações.

Você terá como se preparar melhor para seus pagamentos e recebimentos futuros, podendo também adotar alguns recursos, como adiamento de compras, negociações de prazos de pagamento e reduzir parcelamentos, além de outros procedimentos. Isso tudo oferece ao gestor a possibilidade de ter maior controle sobre as finanças, evitando problemas e garantindo melhores possibilidades.

Além disso, com um sistema, você tem à sua disposição relatórios a respeito das movimentações do caixa, que podem ser segmentados de acordo com recebíveis, como cartão de débito, de crédito, cheque e dinheiro. Essa solução cria condições para um fechamento de caixa mais rápido e posterior conferência mais segura.

Evite os erros mais comuns

Alguns equívocos podem comprometer a sua gestão do caixa. Conheça os principais deles na sequência.

Não fazer um acompanhamento diário

Isso faz com que você não tenha números precisos à sua disposição, o que gera prejuízos quando surgem problemas. Um acompanhamento diário facilita a detecção de incompatibilidades e protege a sua empresa.

Não lançar vendas no momento certo

A regra é simples: os lançamentos precisam ser feitos assim que são recebidos. Nesse caso, vendas a prazo devem ser apontadas mensalmente, assim como os registros de pagamentos devem ser feitos assim que eles forem efetuados. Quando isso não acontece, a gestão pode imaginar que tem os recursos que, de fato, não existem, o que pode gerar problemas sérios.

Não considerar as pequenas movimentações

Se você desconsidera entradas ou saídas de menor valor, por mais que elas pareçam insignificantes, pode perder o controle sobre uma série considerável de valores. É importante detalhar cada registro para ter maior precisão de dados. Isso garante segurança para o fluxo de caixa e gera resultados compatíveis com os seus interesses.

Não categorizar movimentações

Trabalhar com categorias facilita o entendimento do fluxo e ajuda a identificar onde estão os desperdícios. Do ponto de vista estratégico, isso é muito importante, pois permite a você encontrar boas oportunidades de investimentos e, se for o caso, saber onde se concentrar para cortar gastos. Sem isso, sua gestão perde o controle das ações e tende a cometer erros.

Não valorizar a racionalidade

É preciso conferir valores e investir para que os números sejam um diferencial para o empreendimento. Somente tendo dados confiáveis à sua disposição é que você pode agir com segurança. Nesse sentido, não ter uma ferramenta capaz de simplificar o trabalho com o caixa pode ser uma terrível armadilha.

Faça a abertura de caixa de maneira correta

Muitos dos problemas enfrentados na hora do fechamento de vendas devem-se a uma abertura de caixa feita de maneira equivocada.

Como o caixa é uma ferramenta vital para o seu negócio e precisa ser aberto e fechado diariamente, em alguns casos até mais de uma vez por dia, ter um processo de abertura bem orientado é fundamental para que o seu controle seja efetivo.

Ao abrir o caixa, é muito importante que se tenha registrado qual operador cuidará desse procedimento. Na hora, todo mundo lembra quem foi e como ocorreram as atividades, mas depois de poucos dias, a memória falha e as coisas podem se complicar.

Outro ponto muito importante na abertura do caixa é ter registrado como o primeiro lançamento o valor inicial de reserva. Também chamado de fundo de troco ou valor de encaixe, ele indica exatamente os recursos disponíveis no momento da abertura do caixa.

Se esse valor estiver majorado, ao final do trabalho, isso passa a impressão de que houve displicência por parte do operador. Do contrário, se o valor estiver subestimado, “aparecerá” dinheiro no final do exercício que ninguém vai saber explicar de onde veio.

Registre todas as entradas e saídas

É obrigatório e de extrema importância que todas as movimentações de entrada e saída sejam registradas. Isso impede que qualquer tipo de vazamento de recursos ou a má administração passe despercebida.

Essa é uma questão de disciplina que deve ser embutida na cultura organizacional da empresa. Mesmo que um funcionário precise de um recurso emergencial para comprar algum material, é necessário registrar a saída do dinheiro e depois receber o comprovante da compra.

Toda movimentação deve ter sua contrapartida devidamente anotada, por menor que seja o valor. Na hora de fazer o fechamento do caixa operado manualmente, serão necessários todos os comprovantes. Agora, se o controle de caixa for feito por algum sistema, cada movimentação deve ser bem registrada.

Anote as sangrias e os reforços de caixa

Durante a operação de um caixa, por uma questão de segurança, várias empresas adotam a sangria. Essa é uma precaução que tem como objetivo retirar recursos financeiros que estejam no caixa quando eles atingem determinado valor.

A sangria pode ser feita tanto para aliviar um caixa de valores físicos, por meio do encaminhamento de dinheiro diretamente para o cofre da empresa ou recolhimento via carro-forte, como também por transferências bancárias em caso de gestão feita por meio de sistemas. Ela é muito importante porque evita deixar quantias vulneráveis.

Ao fazer a sangria, é fundamental, como em todos os casos de movimentações no caixa, registrar a operação para que não haja problemas na hora de realizar o fechamento de vendas.

A rotina inversa chama-se reforço de caixa ou, ainda, suprimento de troco. Ela consiste em trazer recursos de fora do caixa para que a operação do expediente possa seguir sem problemas quando há um volume muito baixo de dinheiro. Da mesma maneira, precisa ser sempre bem documentada.

Confira os valores para o fechamento de caixa

Sabendo que todos os valores que entram e saem do caixa a cada exercício devem ser anotados, para realizar o fechamento é preciso fazer uma conferência. Essa conta é simples e primordial para saber se a operação foi realizada de maneira responsável e sem falhas.

Primeiramente, somam-se todos os valores que entraram no caixa em determinado expediente. Lembre-se de que, nessa hora, qualquer tipo de entrada deve ser considerada.

O segundo passo é somar todas as saídas e, da mesma maneira, independentemente de qual forma elas ocorreram, o montante completo de valores que deixou o caixa deve ser consolidado.

A diferença entre a entrada e a saída deve corresponder exatamente ao que restou no caixa no final da operação. Esse é um indicador financeiro importante a ser avaliado no seu negócio.

Analise os itens no fechamento de vendas

Ao terminar um expediente de caixa, uma ótima ideia é fazer uma análise das operações realizadas.

Para facilitar o seu entendimento e a capacidade crítica quanto à rotina da empresa, separe os documentos da seguinte forma:

• dinheiro (moedas e notas);
• tickets (se sua empresa trabalhar com esse tipo de recebimento);
• cheques à vista;
• cheques pré-datados;
• cartões de débito;
• cartões de crédito;
• vales para funcionários;
• pagamentos de despesas diversas.

Você vai notar que, avaliando esses registros, terá uma ótima análise da sua rotina financeira e boas informações para tomadas de decisões a respeito do assunto.

Realize o fechamento de vendas por operador

Existem empresas que têm um expediente maior, o que exige aberturas e fechamentos de caixa mais de uma vez por dia.

Nesses casos, é comum haver troca de turnos de funcionários e também de operadores de caixa. Para evitar problemas quanto à identificação de erros e à apuração devida da responsabilidade de cada um desses operadores, faça o fechamento do caixa sempre que eles forem trocados.

Se, no seu caso, não houver essa rotatividade diária, ou mesmo que você tenha somente um operador, cuide para ter um registro formal de quem fez o controle de caixa por dia e quais foram os horários de abertura e fechamento, bem como os valores correspondentes a cada um desses movimentos.

Essas medidas de segurança são necessárias para que sua empresa mantenha seus números sob controle.

Tenha um software de gestão

Como você pode ver, são vários os detalhes que precisam ser cuidados para que a sua rotina de fechamento de vendas seja feita da maneira mais correta e segura possível.

Apesar das boas práticas, alguns erros ou deslizes ainda podem ser cometidos no trabalho diário. Uma forma de minimizar consideravelmente esses problemas é por meio da integração e automação de processos.

Ter um sistema de gestão para ajudar no controle e operação do seu caixa é uma ideia a ser considerada. Além de ganhar muita eficiência operacional e garantir processos integrados, essa solução ainda pode sair mais barata do que as falhas de uma gestão manual.

É possível coletar informações instantaneamente mesmo se a sua empresa produzir um grande volume delas, sendo a atualização diária um diferencial para o seu negócio. Com a tecnologia da informação, a sua gestão ganha em eficiência a partir do fluxo de caixa.

Se antes, para fazer esse trabalho era necessário anotar tudo à mão, utilizando livros de contabilidade ou, no máximo, contando com as famosas planilhas no computador, hoje, com um sistema ERP já possível simplificar essas ações. Isso garante a você ganho de tempo com as tarefas do dia a dia para atuar de maneira mais estratégica no seu empreendimento.

Imagine diminuir a incidência de erros no fechamento de caixa e aperfeiçoar o trabalho com informações, fazendo dele um elemento capaz de dar protagonismo à sua empresa no mercado. É isso o que o sistema pode fazer por você.

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