No mercado corporativo, tem sido comum associar a eficiência operacional com cortes de gastos, o que é um erro. Ela está ligada à qualidade com a qual as tarefas são executadas. Alcançá-la, por essa razão, representa muito mais do que encerrar o mês no azul.

Um sistema chega ao ápice do sucesso quando produz com a máxima maestria despendendo a menor quantidade possível de recursos (seja de dinheiro, tempo ou de força de trabalho).

É produzir mais e melhor consumindo menos. A economia é uma de suas consequências, mas seu conceito nem de longe se restringe ao racionamento dos gastos.

Como a maioria dos gestores leva uma vida corrida, preparamos este post com informações didáticas para acabar com as dúvidas sobre o tema. Confira!

Saiba o que é a eficiência operacional

A eficiência operacional é a habilidade de atingir níveis de excelência e, ao mesmo tempo, reduzir os insumos, a mão de obra e os recursos financeiros necessários para isso.

Você deve estar se perguntando: mas não foi dito, há pouco, que ela não é o mesmo que corte de gastos?

Sim, foi dito. E não é mesmo. O conceito está condicionado à elevação das competências e habilidades. Restringir os custos sem pensar no refinamento dos métodos não tem nada a ver com eficácia de alto nível.

Um exemplo bastante didático são os hospitais, pois a manutenção do alto desempenho dos processos é obrigatória e fiscalizada por órgãos reguladores. Para que o sistema todo funcione dentro de um centro médico, uma série de procedimentos tem de ser cumprida com rigor.

Imagine uma maternidade privada. Para funcionar a todo vapor, diversas ações são demandadas (obter certificações, contratar pediatras, obstetras, enfermeiros, manter vagas suficientes na ala de UTI, negociar com planos de saúde, realizar marketing e vendas junto às futuras mamães, entre outras).

Mesmo que não surjam adversidades com os pacientes – e que a unidade médica esteja dando lucro, isso não significa, necessariamente, que a eficiência operacional tenha sido alcançada.

Um erro aparentemente pequeno, como esquecer de lavar as mãos, pode tornar-se enorme dentro de um hospital.

Se um enfermeiro não higieniza suas mãos e entra, por exemplo, numa UTI (Unidade de Terapia Intensiva) Neonatal, o hospital ficará vulnerável à contaminação da ala, o que daria origem a uma grave infecção hospitalar.

Pense no tamanho do trauma para os pacientes e na repercussão dos prejuízos. Os danos financeiros seriam apenas a ponta do iceberg, que representaria, mais a fundo, um impacto negativo à imagem corporativa. Ainda no exemplo do hospital, presuma que o mês encerrou sem nenhuma intercorrência, mas ainda há funcionários entrando na UTI sem lavar as mãos.

Apesar de estar tudo certo com as mães e com os bebês, assim como com as finanças, a eficiência operacional foi alcançada nesse caso? A resposta é um sonoro NÃO!

Tudo dentro de um hospital tem de ser programado: como lavar as roupas de cama, onde guardar os remédios, em quanto tempo fazer a manutenção do raio-X, como controlar o agendamento das consultas, fazer as compras de alimentos, produtos de limpeza e medicação.

Assim como em um hospital de qualidade, numa empresa onde é buscada a competência plena, todas as ações são executadas de acordo com um planejamento. Essa programação está sempre atrelada à superação, com a constante redução de necessidade de investimentos.

Por essas razões é que explicamos, mais acima, que o sucesso absoluto passa por produzir mais e melhor com menos.

Conheça a importância da eficiência operacional em uma organização

Agora que você já sabe o conceito da eficiência operacional, ficará mais fácil compreender qual é o sentido dela no cotidiano. Se ela é a perseguição do máximo de qualidade com o mínimo de recursos, uma vez alcançada, possibilitará diversos efeitos positivos.

Estão entre essas consequências uma gestão mais capaz, a redução de custos, um nível mais competitivo de crescimento, a geração de um modelo de trabalho mais produtivo (otimizar processos), uma habilidade maior para lidar com as crises e mais condições para abrir as portas para novos parceiros.

Isso porque o primeiro passo para implementá-la é traçar um diagnóstico profundo da atual situação da companhia. Desse modo, as falhas serão encontradas e, assim, terão a chance de ser corrigidas.

Esse ajustamento dos desvios e equívocos leva aos benefícios acima citados.

Na busca pela perfeição, o gestor será obrigado a encontrar respostas para perguntas como: as tarefas são bem divididas entre as áreas? Há como fazer a redistribuição desses encargos? É possível eliminar os retrabalhos? De que forma? Existe excesso de perda de tempo em alguma etapa da cadeia produtiva?

Considere o sistema como uma grande engrenagem, representando toda a operação. Cada uma das atividades envolvidas seria uma roldana desse mecanismo fictício. Todas as peças passarão por polimento (serão corrigidas, aperfeiçoadas, otimizadas e refinadas) de modo que o resultado será um fluxo mais dinâmico e desobstruído.

Um exemplo prático: uma empresa tem lucro de R$ 500 mil por mês, mas desperdiça insumos na ordem de R$ 100 mil a cada 30 dias. Ela está no azul, ou seja, é eficiente. Contudo não possui a tão falada eficiência operacional. Por quê?

Porque ela está perdendo, todos os meses, a oportunidade de elevar os rendimentos a R$ 600 mil.  Deixa, portanto, de aumentar seus ganhos em cerca de 20%. Isso seria obtido de maneira relativamente fácil, apenas parando de desperdiçar.

Em um ano, nesse quadro, a instituição teria perdido R$ 1,2 milhão. O agravante é que um problema como esse, sem os devidos cuidados, corre o risco de se arrastar por anos a fio até que alguém o perceba. É por isso que a excelência é conquistada pelo uso inteligente das forças. Não é pensar apenas no quanto entrou e saiu, mas no quanto deixou de entrar e por quê.

Com a globalização, na qual as relações comerciais entre continentes são corriqueiras, firmas de tecnologia de ponta- japonesas, norte-americanas, canadenses, etc – poderão ser suas concorrentes diretas.

A importância da eficiência operacional, portanto, é tamanha que ela chega a determinar as empresas que terão sucesso, bem como as que estarão fadadas ao fracasso. Falando nisso, no próximo tópico, abordaremos um assunto que sabemos que é de seu interesse: competividade. Acompanhe!

Entenda por que uma companhia precisa de eficiência operacional

Já foram mencionadas diversas vantagens que a eficiência operacional é capaz de proporcionar, ou seja, foram apontadas várias razões para persegui-la. Nesta parte do post, no entanto, vamos falar da principal delas.

Por que uma companhia precisa atingi-la? Porque a concorrência já está fazendo isso! Como descobrir, entre duas organizações de porte parecido, qual delas tem a maior condição de competitividade? Aquela que tiver a melhor eficiência operacional contará com mais oportunidade de êxito.

Isso significa que, entre duas ou mais firmas do mesmo ramo, terá mais probabilidade de sucesso aquela que realiza atividade semelhante a de seus rivais de mercado com mais know-how e menos recursos.

Vejamos, mais uma vez, um exemplo prático. Imagine que sua equipe fez uma venda volumosa para um importante cliente, que fica distante da sede, mas que tem potencial para propiciar muitos outros negócios.  Esse cliente pede urgência na entrega.

Suponha que a encomenda tenha sido produzida no tempo hábil e que o caminhão tenha saído carregado e com a antecedência necessária. Na guia de entrega, porém, alguém cometeu um erro aparentemente simples. Anotou o endereço errado. O caminhoneiro foi parar a uma distância de seis horas da sede.

Serão necessárias outras três até ele abastecer e retomar a rota original. O cliente liga e, com toda razão, reclama. Você, desesperado, sua frio, tenta arrancar seus cabelos e implora por mais tempo.

Pouco depois, um e-mail de seu cliente chega à caixa de entrada e ele dispensa a sua mercadoria. Afinal de contas, esse consumidor encontrou abrigo na sua concorrência. Ela, por sua vez, providenciou o mesmo produto em duas horas e ainda deu um desconto de 5%.

Aí lhe vem à cabeça: como essa organização conseguiu isso?  O resultado da companhia adversária, certamente, passou por um sistema de aprimoramento. Seu concorrente já aprendeu que é preciso otimizar processos na empresa e, com isso, saiu na sua frente.

Num cenário de recessão econômica, a falta de uma capacidade técnica de alto nível traz situações desastrosas, principalmente para a ampliação das condições de competitividade.

A parte boa é que essa situação é hipotética, ou seja, ainda dá tempo para reverter esse quadro. Vamos lá?

Aprenda como garantir a eficiência operacional nas empresas

Mencionamos acima, embora muito brevemente, que o sucesso amplo e irrestrito exige da instituição um autorretrato. Assim, descobre-se os pontos positivos (e os aperfeiçoa!) e os negativos (e os elimina!). O que fazer para finalmente ter uma gestão de empresas top de linha? A resposta vai depender do contexto, da situação econômica do segmento envolvido, entre outros fatores.

Apesar dessas variáveis, medidas-padrão servem de modelo para qualquer ramo. Serão necessários, apenas, um e outro ajustes, conforme a realidade de cada instituição. Listamos, abaixo, seis passos para orientá-lo nessa busca.

1. Estude a situação da companhia a fundo

Para iniciar a correção, será preciso primeiro descobrir o que necessita de ajuste. O gestor vai ter que se dedicar a traçar esse diagnóstico. Converse com seus subordinados, avalie o desempenho dos últimos meses em relatórios e procure manter-se atualizado sobre as novidades de seu segmento.

Lembre-se de avaliar a empresa em seu interior, mas também o papel dela no mercado em que atua. Para isso, siga seus fornecedores, adversários e clientes nas redes sociais. Procure saber se eles produzem newsletters e e-books e assine tudo. Materiais desse tipo não costumam ser cobrados.

Faça algumas reflexões críticas e criativas e comece a rascunhar as soluções para os problemas.

2. Esteja atento aos custos de produção

Descubra quais etapas da operação consomem mais recursos: de tempo, de dinheiro e de mão de obra. Depois, tente encontrar as causas para essas despesas fora da curva. Reflita sobre a possibilidade de mudar de fornecedor ou de conseguir descontos com o atual. Pense ainda sobre como reduzir o uso de insumos. O que fazer para conquistar mão de obra mais barata? Pondere sobre isso também.

Identifique e elimine qualquer sombra de desperdício: de horas extras sem proveito, de máquinas paradas, de matéria-prima vencida antes da utilização, entre outras.

3. Estipule uma lista sobre as principais panes do seu sistema produtivo

Todas as paradas produtivas precisam passar por avaliação. Elabore uma planilha incluindo, pelo menos, os últimos seis meses. Levante quantas vezes, nesse intervalo, por exemplo, a operação precisou ser paralisada.

Tente encontrar um padrão entre essas suspensões, pois é nele que provavelmente está o erro. São sempre as mesmas máquinas dando problemas? Existe um profissional que aparece envolvido em três ou mais falhas? Há predominância de erros em algum horário? Qual é a média de tempo até colocar tudo nos trilhos?

Faça essas inspeções em 100% dos setores.

4. Descubra as origens dessas falhas

No passo anterior, você identificou as principais intercorrências e iniciou uma investigação sobre as possíveis causas. Com um rascunho do que mais tarde será o seu diagnóstico, já é possível ter uma ideia de por onde começar.

Nesta etapa, o gestor terá de encontrar as pessoas responsáveis e os motivos para os erros. No caso dos colaboradores, será preciso decidir se vale a pena chamar a atenção do profissional ou se será o caso de removê-lo de posto ou até mesmo de substituí-lo.

É uma fase muito delicada, porque nela os conflitos dentro da empresa terão de ser apontados. É um passo inevitável, embora difícil, para iniciar a caminhada rumo à correção das deficiências.

Seja paciente, tenha cuidado com as palavras e, acima de tudo, certeza da responsabilidade dos profissionais sobre aquilo que vai indo mal. Muita cautela para não ser injusto.

Antes de partir para o próximo estágio, você dependerá de uma equipe redonda. Ou seja, esta é a hora de fazer as demissões e as contratações necessárias à melhora do desempenho.

5. Reestruture os processos

Os erros foram identificados e a sua equipe técnica de alto nível já está à disposição para o início das mudanças. Neste momento, as ações para reverter os desvios e acentuar os benefícios dos acertos serão planejadas.

A definição das intervenções, fundamentais aos reparos do sistema, vai depender da realidade de cada organização, como já foi dito. Algumas atitudes, entretanto, serão essenciais em qualquer segmento.  A automação de processos é uma delas. Isso significa que, seja qual for o setor econômico de sua companhia, ela terá de passar pela modernização das tarefas para alcançar o aperfeiçoamento.

Procure, portanto, um software para dar suporte à sua administração. Escolha um que permita o compartilhamento de dados e a interlocução rápida entre os gestores.

Faça o possível para digitalizar o financeiro, o tributário e o fiscal, a gestão da produção, as compras, o controle de estoque, os recursos humanos, enfim. Tente transportar o máximo que der para uma versão on-line.

Pesquise sobre a contratação de tecnologia na produção em si, como o uso de robôs e a automação de sequência de ciclos, por exemplo: quando um é concluído, outro é iniciado automaticamente.

6. Estabeleça metas e inicie a implementação das ações

Com todos os problemas devidamente reconhecidos, estipule metas e ações necessárias para acabar com cada um deles. É importante que esses objetivos sejam plausíveis.

Os resultados virão de forma gradual. Por isso, faça planos para médio e longo prazos. Assim, evitará frustrações e conseguirá um plano de aprimoramento praticável.

Não se esqueça de incluir a conscientização dos colaboradores. É preciso despertar neles o engajamento às mudanças. Mostre o quanto elas poderão trazer benefícios para toda a instituição.

Periodicamente, faça uma avaliação sobre o andamento dessas alterações. O acompanhamento de tudo terá de ser permanente. Meça os resultados do programa de ação e revise-o sempre. Escolha um intervalo mais adequado à realidade da sua empresa. O importante é que tudo seja verificado e repensado de forma constante.

Reuniões mensais entre a diretoria e demais gestores são bem-vindas para conseguir isso.

Usufrua das tecnologias e ferramentas de otimização

É inviável passar por todas essas transformações sem que haja um instrumento para aglutinar isso tudo, de forma fácil e acessível. Metodologias de administração e softwares de Business Process Management são ótimos suportes para ajudar no cumprimento desses objetivos.

A gama de variações e escolhas é enorme. A fim de facilitar para você, abaixo, listamos três opções bastante eficientes. Elas vão abrir o caminho para os primeiros passos.

1. Lean manufacturing

Criado por funcionários da japonesa Toyota logo após a Segunda Guerra Mundial (1939-1945), o método Lean Manufacturing, do inglês “enxuto”, foi criado para eliminar os principais desperdícios.

O objetivo dele é diminuir o tempo entre o instante que o cliente faz a encomenda e a entrega, dizimando todas as perdas desnecessárias durante essa sequência.

Trata-se de uma estratégia clássica para épocas com muita oferta no mercado e demanda reduzida. Na prática, é como implantar a cultura de antidesperdício.

Nesse modelo, o número de processos e de colaboradores envolvidos na elaboração de uma mercadoria são drasticamente encolhidos. Dessa forma, reduzem-se o lead time e os preços no mercado.

2. Plataformas de gestão e integração

Existem no mercado plataformas digitais inovadoras para gestão e integração. Elas atendem desde as necessidades mais simples às mais complexas, conectando integralmente a sua organização.

Entre as recompensas de quem escolhe aplicativos como esses estão a alta customização (adaptação ao cenário que o cliente precisa), atividades automatizadas e integradas, criação compartilhada com o cliente e múltiplos sistemas em uma única interface.

E o que é possível fazer com apps desse modelo? Eles auxiliam no armazenamento e uso de documentos de forma eletrônica, na gestão de projetos específicos, no acesso e controle sobre os contratos, na administração das equipes, em auditorias, em marketing e vendas.

Além disso, essas soluções de informática proporcionam o registro e o acompanhamento de ocorrências, formulários parametrizados, workflows e regras de negócios personalizáveis, disponibilização de recursos multimídia, acesso mobi e análise facilitada por meio de gráficos e relatórios.

Um exemplo de aplicação de um software integrado é na gestão de pessoas. Essa área exige fazer uma seleção adequada de profissionais, assim como acompanhar resultados, mediar conflitos e favorecer a integração.

Com um app que se integra à gestão de pessoas, essas metodologias ficam automatizadas. O resultado inclui o favorecimento dos talentos internos, o aumento do engajamento e da motivação e a melhora na comunicação entre gestores e entre estes e seus subordinados.

 

3. Getting Things Done

O Getting Things Done (GTD) é uma estratégia criada pelo consultor David Allen que visa ampliar a produtividade de maneira a reduzir ao máximo o estresse.

Fácil de ser seguido, esse procedimento requer, no entanto, muita disciplina. É preciso definir prioridades, manter uma rotina padronizada sobre os processos e garantir o gerenciamento permanente deles.

O GTD é um instrumento que dispensa o uso de tecnologia, por ser um recurso simples e fácil no apoio da gestão.

Com o tempo, o GTD realiza uma verdadeira transformação no sistema, explorando melhor as habilidades e competências dos colaboradores e ajudando a construir uma trajetória bem-sucedida.

A eficiência operacional, portanto, é imprescindível para as empresas que almejam manter e ampliar seu nível de produtividade e competição. Com a escolha certa dos métodos de apoio, qualquer companhia estará apta a conquistar mais clientes e a fazer novos negócios.

Os gestores também são beneficiados. Afinal de contas, com a organização atingindo a excelência, você provará à companhia o quanto é capaz de melhorar o desempenho dela.  A mercadoria ou o serviço chegarão com mais qualidade ao consumidor, contribuindo para a retenção e a fidelização da clientela. E aí? Gostou do nosso post? Quer saber mais sobre gestão? Então assine a nossa newsletter e fique por dentro!