No dia a dia das empresas, são várias as rotinas e atividades que acontecem nos diferentes setores. No fim, todas essas tarefas contribuem para os resultados da instituição e a satisfação dos clientes, por isso é essencial que elas estejam alinhadas com os objetivos do negócio.

A falta de organização dos processos corporativos limita o alcance de metas e compromete o desempenho da corporação, pois as atividades ficam perdidas, as equipes são improdutivas e os controles não são efetivos.

Por isso, é imprescindível coordenar esses procedimentos e garantir que todos sigam as estratégias certas. Dessa forma, a empresa potencializa sua performance e se torna mais eficiente.

Quer saber por que a organização de processos favorece a produtividade e o sucesso nos negócios? Acompanhe a leitura e saiba mais sobre esse assunto agora mesmo!

O que é a organização de processos?

A organização de processos nada mais é do que a iniciativa de normatizar as tarefas que acontecem dentro de uma empresa. Sem direcionamento, cada funcionário fará seu trabalho à sua maneira. Consequentemente, os resultados de suas ações podem ser pouco sólidos e irrelevantes, uma vez que não estão em sinergia com as demandas, metas e prioridades da instituição.

Nesse contexto, vale lembrar que a organização dos processos não pretende restringir a criatividade, a flexibilidade e a iniciativa na equipe. Muito pelo contrário, ela representa um norte essencial que garante o foco e a produtividade.

Quando cada funcionário entende seu papel e como sua função contribui para o conjunto, ele se sente mais motivado e comprometido com os objetivos do negócio.

Logo, essa prática propicia uma gestão de processos integrados, na qual todos os procedimentos, demandas, recursos e investimentos são otimizados. Como resultado, a empresa estabelece rotinas de trabalho ajustadas, globalizadas e inteligentes. Quais são suas vantagens?

Apostar na estratégia de processos coordenados e na integração de áreas dentro de uma empresa é uma empreitada que pode parecer desafiadora. Porém, ela é fundamental para maximizar o rendimento do negócio. Confira três benefícios dessa mudança:

Aumento da produtividade

O principal benefício da organização de processos é com o ganho de produtividade. Quando os procedimentos são padronizados, os colaboradores dominam com exatidão conhecimentos como:

• o que deve ser feito;
• qual é a finalidade de cada tarefa;
• como ela se encaixa no todo;
• como agir em situações inesperadas.

Logo, evitam-se interrupções com dúvidas, retrabalhos, ociosidade e erros. Ao mesmo tempo, todas as etapas podem ser facilmente monitoradas e compreendidas por todos os envolvidos, pois a equipe conhece as atividades básicas, sua sequência e as atribuições de cada um. O dia a dia corporativo é facilitado e ganha-se tempo e agilidade para emitir respostas e tomar decisões.

Redução de erros

Falhas, desperdícios e interrupções são ladrões silenciosos do tempo e do dinheiro dentro das empresas. Além disso, esses aspectos minam o crescimento do negócio e a produtividade.

Quando as atividades são desorganizadas e não estão bem-definidas, uma instituição fica cada vez mais vulnerável aos erros. Detalhes e desvios vão se acumulando e passando despercebidos, até que questões mais graves acometem uma crise.

Portanto, quanto maior a organização, mais fácil fica apontar erros e controlá-los. Assim, a instituição se fortalece e sabe o que é preciso ser feito para se tornar mais competitiva.

Melhora da qualidade

Imagine a seguinte situação: um consumidor está insatisfeito porque sua encomenda está atrasada ou precisa solicitar uma troca. Durante o atendimento, as informações são confusas e ninguém sabe ao certo quais são os procedimentos padrões para lidar com esse caso. O cliente, que já estava descontente, ficará ainda mais contrariado com essa experiência.

Por conta de contatos malsucedidos como esses, a reputação da empresa é prejudicada. Além disso, ela pode sofrer com a perda de clientes, o que afeta sua lucratividade.

Logo, contar com uma metodologia de processos integrados e guiados, de forma a orientar melhor a equipe, permite elevar os níveis de qualidade e prestar um serviço que, de fato, agregue valor para o cliente.

Como estruturar os processos de uma empresa?

Conheça três estratégias para estabelecer uma cultura de organização de processos e integração de áreas dentro da sua empresa a fim de elevar seu negócio a um nível superior:

Defina metas

O segredo para manter uma equipe produtiva e ter processos eficientes é garantir que todos se movimentem na mesma direção, em prol de um objetivo comum.

Para isso, os gestores precisam definir metas, ações necessárias para o alcance desses fins e comunicá-las aos funcionários. Envolver os colaboradores nesse momento de elaboração tática favorece a sinergia e o espírito de colaboração dentro do time.

Mapeie processos

Um passo essencial para a organização de processos é, primeiramente, mapeá-los. Estude as rotinas da empresa e determine, entre outros dados:

• as entradas e as saídas;
• as sequências e as metodologias adotadas;
• os componentes e os recursos necessários para que uma tarefa aconteça;
• as pessoas envolvidas em cada etapa — funcionários, clientes, fornecedores, coordenadores, entre outros;
• limitações, prazos e orçamentos;
• objetivo de cada processo.

Levante essas informações e faça uma análise profunda. Nesse ponto, atividades que não agregam valor e são repetitivas ou desnecessárias podem ser eliminadas ou corrigidas. Em seguida, desenhe um novo fluxo para as tarefas de modo a otimizar todas as etapas e os elementos envolvidos nelas.

Invista na automação

A automação consiste na adoção de softwares qualificados que digitalizam tarefas, promovem maior integração de áreas e procedimentos e propiciam a produtividade corporativa. Com a tecnologia, uma atividade que posteriormente consumia horas de um colaborador passa a ser realizada com poucos cliques em uma plataforma de processos.

A automação tem a finalidade de aprimorar a produção e a eficiência. Com tantas ferramentas de gestão completas, como o ERP — Enterprise Resource Planning ou Sistema Integrado de Gestão Empresarial, em português — não existem motivos para continuar investindo tempo e recursos em tarefas manuais que resultam em erros e perda de dinamismo.

Sistemas de automação são aliados indispensáveis no gerenciamento de negócios modernos. Com eles, é possível:

• gerar relatórios ricos e acompanhar o desempenho da empresa em tempo real;
• identificar as fontes de falhas e desvios;
• ter uma visão global do negócio e do andamento das equipes;
• ganhar agilidade e, assim, estabelecer rotinas mais produtivas;
• reduzir custos operacionais;
• acelerar a correção de erros e a procura por soluções;
• monitorar o fluxo de informações da empresa com mais precisão e tomar decisões acertadas de acordo com dados concretos.

A organização de processos propõe a sistematização das atividades e a criação de etapas que otimizem o dia a dia corporativo. Essa estratégia é essencial para o bom desempenho de uma empresa, pois proporciona benefícios como a qualidade dos serviços, a agilidade e, sobretudo, a produtividade.

Agora que você sabe como a organização de processos contribui para a produtividade, continue se informando e saiba mais sobre a importância do Business Intelligence para os negócios!