Normalmente utilizadas como sinônimos, as palavras custos e despesas carregam significados diferentes quando precisamos falar sobre a gestão financeira de uma empresa. Saber como identificar os dois conceitos, tanto na teoria quanto na prática, é um desafio para o administrador.

Esse problema é compreensível: o valor alocado em determinada atividade pode ser classificado em uma empresa como custo, enquanto que em outra será designado como despesa. Essa distinção dependerá exclusivamente da atividade-fim do negócio.

Após a leitura deste texto, você vai entender qual é a diferença prática entre custos e despesas, quais são as subdivisões de cada uma dessas categorias e por que organizar a alocação de recursos é fundamental para a saúde financeira da empresa.

O que são custos?

Deve ser classificada como custo qualquer quantia aplicada para a produção de mercadorias ou para a oferta de serviços de uma empresa. Entram nessa conta, portanto, valores empregados para pagamento de mão de obra, matérias-primas, energia elétrica e na depreciação de equipamentos, por exemplo.

É fundamental destacar que, para serem considerados custos, esses valores precisam estar diretamente ligados à produção da empresa. É o dinheiro alocado naquilo que será ofertado pelo negócio a seus consumidores.

Dessa forma, para que a organização aumente a sua capacidade produtiva, precisará obrigatoriamente acrescentar custos à sua operação.

Custos diretos x Custos indiretos

A depender da sua utilização, os custos devem ser classificados como diretos ou indiretos. Entenda:

Custos diretos

Os custos diretos estão ligados à formação do produto ou do serviço oferecido. Entram nesse cálculo, a matéria-prima, a confecção da embalagem, a mão de obra utilizada para a criação do produto ou para a realização do serviço.

Custos indiretos

Os custos indiretos reúnem os investimentos relacionados ao suporte para a elaboração dos produtos ou serviços ofertados pela empresa. Entram nessa conta a energia elétrica, a manutenção, a limpeza e os demais itens que estão atrelados à produtividade do negócio.

O que são despesas?

Por sua vez, as despesas reúnem os recursos empregados para sustentar as atividades que mantêm a empresa em funcionamento, mas que não estão diretamente ligadas à produção da mercadoria comercializada ou à realização do serviço oferecido.

Normalmente, são considerados como despesas os recursos aplicados nos setores de administração, recursos humanos e marketing, por exemplo.

Tomemos como exemplo uma fábrica de sapatos. As áreas citadas não apresentam correspondência direta com a atividade-fim do negócio (produção de sapatos), embora também tenham importância para administrar e gerar receita à empresa.

Assim, o dinheiro usado para sustentá-las deve ser classificado como despesa, enquanto os recursos utilizados para aquisição de matéria-prima e para o pagamento da mão de obra empregada para elaboração dos calçados serão considerados custos.

Despesas fixas x Despesas variáveis

Assim como os custos, as despesas podem ser classificadas em duas subcategorias: fixas ou variáveis. Entenda:

Despesas fixas

São os valores que não variam de acordo com o que foi produzido pela empresa. Entram nesse cálculo, despesas com aluguel e material de escritório, por exemplo.

Despesas variáveis

São considerados os valores que variam de forma proporcional com aquilo que é produzido pela empresa. Por exemplo: comissão de vendedores — quanto mais mercadorias forem comercializadas, maior será a despesa relacionada ao pagamento desses colaboradores.

A classificação de custo e de despesa vai variar conforme as características do negócio. Existem casos em que o valor de um insumo precisa ser dividido de acordo com a atividade desenvolvida.

Por exemplo: o pagamento de energia elétrica. A quantidade consumida pelos setores que não estão ligados para a atividade-fim será considerada despesa. Já aquilo que for utilizado na produção será classificado como custo.

Por que é importante diferenciar custos e despesas?

Resumidamente, é possível classificar custos como os valores desembolsados para a construção do produto final, enquanto as despesas abrangem as demais áreas do negócio.

Essa diferenciação permite que o gestor compreenda, com exatidão, a composição financeira da sua empresa. Dessa forma, ele conseguirá:

• calcular a Margem de Contribuição;
• estabelecer o valor de venda;
• verificar despesas de produção.

Margem de Contribuição

Entre as vantagens que esse conhecimento oportuniza, está a construção da Margem de Contribuição de cada um dos produtos oferecidos ao mercado. Também conhecida como Ganho Bruto, é uma das métricas mais relevantes para a empresa.

Ela indica quanto do valor da da venda de cada um dos produtos contribui para o pagamento das despesas estruturais e ainda formar o lucro. Para calculá-la, é preciso diminuir os custos e as despesas variáveis do valor de venda.

Valor de venda

A partir do cálculo da Margem de Contribuição, é possível indicar a faixa de preço que o produto ou serviço deve chegar ao mercado para obter lucro. Caso essa conta não seja feita, a empresa poderá ter prejuízo mesmo que registre bom faturamento.

Despesas de produção

Por fim, a separação entre custos e despesas permite ao gestor identificar onde os valores empregados para sustentação do negócio estão altos demais. Essas informações permitem que ele atue na gestão financeira com maior segurança, pois compreenderá as consequências que eventuais cortes ocasionarão na produção.

Como você pôde observar com a leitura deste post, as boas práticas da administração das finanças de uma empresa recomendam que custos e despesas sejam calculados separadamente. Enquanto os custos estão relacionados com a produção em si de mercadorias ou com a realização de serviços, as despesas decorrem das atividades de sustentação da empresa.

Essa divisão da alocação de recursos vai permitir que o gestor calcule e compreenda qual é Margem de Contribuição de cada produto, estabelecer o melhor valor para a venda e analisar todas as despesas do negócio. Assim, terá uma base sólida para fundamentar as decisões sobre cortes e investimentos.

Agora que você conhece a diferença entre custos e despesas, chegou a hora de entender como a tecnologia pode ser uma importante aliada para a redução de despesas. Para isso, confira o post: Saiba o valor de um software de gestão financeira para controle de custos. Boa leitura!