O objetivo da grande maioria dos empreendedores é aumentar o faturamento da sua empresa. Nesse sentido, existem várias ações que podem ser tomadas para chegar a esse objetivo, mas nada vai adiantar se não houver um bom controle financeiro empresarial.

Fazer esse monitoramento impacta diretamente nos resultados da empresa, elevando o faturamento e, o que é ainda melhor, oferecendo uma margem de lucro maior. Mas a dúvida é: como desenvolver um plano eficiente?

Conheça alguns passos essenciais para elaborar uma estratégia de sucesso:

Diagnóstico financeiro da sua empresa

Para ter um controle financeiro eficaz é necessário partir inicialmente de um diagnóstico das finanças da sua empresa. Somente a partir disso consegue-se saber exatamente a situação da organização ou quais processos devem ser repensados.

O diagnóstico financeiro passa por uma série de etapas, sendo que sua finalidade principal é analisar a gestão financeira, avaliar a estratégia atual e indicar a situação da empresa no curto prazo.

1) Análise da gestão financeira

As informações que devem ser verificadas nessa etapa são: o organograma dos colaboradores existentes (juntamente com as atividades realizadas no setor) e um fluxo de informações, que deve conter:

• Controle das contas a pagar e a receber;
• Monitoramento dos saldos bancários;
• Relatório de caixa;
• Controle de duplicatas descontadas, em cobrança ou de carteira;
• Controle de cheques;
• Verificação de estoque (em valor e físico);
• Análise do cadastro de clientes;
• Controle das despesas recorrentes;
• Programação de investimentos fixos/de caixa.

2) Indicação da estrutura de receitas

Nesse momento, deve-se determinar a composição das receitas e analisar os principais produtos, linhas de produção, mercados e canais de distribuição.

3) Indicação da estrutura de custos

O objetivo é definir o quadro estrutural de custos através da análise dos principais concorrentes, além de elaborar uma divisão entre o que é fixo ou variável.

4) Verificação da taxa de retorno total

Passa pela análise da margem de lucro sobre as vendas e da rotação do capital produtivo total. É importante utilizar uma boa ferramenta para análise correta desses dados, já que a precisão é fundamental nesse passo.

5) Modelo e fontes de capital

É necessário levantar as fontes de capital de terceiros que foram utilizadas e quais são seus respectivos custos, além de verificar a relação entre os capitais próprios/de terceiros e a adequação da estrutura de capital.

6) Análise do risco de solvência x situação financeira em curto prazo

Essa verificação é responsável por definir a compatibilidade de prazos das fontes e das aplicações de capital. Ressaltamos que, antes desse processo, é importante projetar o fluxo de caixa para curto prazo e analisar a liquidez da empresa.

7) Dimensionamento e verificação do capital de giro

Passa pela verificação de compras e vendas, identificando períodos de sazonalidade. Além disso, é preciso verificar as políticas de cobrança, de crédito aos clientes, de estoques e de disponibilidade.

Fica evidente, portanto, que o diagnóstico financeiro serve para dar subsídio para os gestores, a fim de que a empresa consiga cumprir seus objetivos. Com ele, é possível encontrar os pontos de falhas, os que requerem melhorias e aqueles que já estão adequados.

A importância do controle financeiro

Uma empresa é como um organismo vivo, que possui uma estrutura organizacional, uma missão, um processo de controle e um planejamento de informações. Por isso, ela é dividida em setores de responsabilidade, que vão gerar informações a fim de auxiliar na progressão do negócio.

A partir dessa situação, os gestores devem tomar algumas decisões – e uma delas é cuidar da gestão financeira, que tem o objetivo de gerir os fluxos monetários originários das operações da empresa. Assim, pode-se dizer que a gestão financeira pretende melhorar os resultados e elevar o patrimônio com a geração de mais lucro líquido.

Mesmo assim, muitas empresas esquecem a importância de fazer esse controle das finanças ou, até mesmo, começam a fazê-lo, mas depois acabam deixando de lado. Para entender melhor a questão, veja alguns prejuízos que podem surgir de uma má gestão:

• Informações erradas sobre o valor das mercadorias em estoque, montante de contas a pagar e a receber, saldo de caixa e total de despesas fixas/variáveis.
• Falhas no Demonstrativo de Resultados do Exercício (DRE), que indica se a empresa está tendo lucro ou prejuízo.
• Cálculo incorreto do preço de venda dos produtos, já que não existe apuração de todos os custos e despesas.
• Imprecisão no fluxo de caixa, que apresenta o volume de recursos e suas origens.
• Ausência de controle no pró-labores dos sócios.
• Falha na mensuração do capital de giro, pelo fato de não conhecer o ciclo financeiro de cada operação realizada pela empresa.

Partindo desses pontos negativos, também é possível citar as influências positivas do controle financeiro, quando bem elaborado. A partir dele, é possível:

• Fazer uma análise e um planejamento financeiro de acordo com a realidade da empresa, permitindo a obtenção do máximo de melhorias.
• Utilizar de forma mais adequada os recursos, negociando sua captação e aplicando-os de maneira a atingir o máximo de retorno.
• Realizar um melhor controle do crédito fornecido aos clientes, bem como a gestão de seu recebimento.
• Executar os recebimentos e pagamentos, gerenciando o saldo de caixa.
• Fazer o controle das contas a pagar e a receber em relação às vendas a prazo, compras a prazo, despesas operacionais e impostos.

Assim, começar a fazer um controle das finanças é essencial, principalmente pelo fato de garantir uma visão mais clara da situação da empresa.

Definindo indicadores financeiros para a sua gestão

A definição de indicadores financeiros deve ser relacionada ao modelo de gestão da empresa, ou seja, considerando os indicadores de desempenho que são delimitados. Vale a pena lembrar que o acompanhamento estratégico da organização necessita do suporte dos dados contábeis – e estes precisam dos indicadores. Trabalhando dessa forma, a empresa alcança o sucesso e aumenta seu faturamento.

Mas isso passa, claro, pela correta definição dos indicadores financeiros. Ter uma série de dados descontextualizados e isolados não permite que a instituição chegue a lugar algum. Assim, os melhores indicadores são aqueles que levam a empresa à direção estratégica determinada.

Para chegar a esse resultado, o ideal é seguir algumas dicas:

Selecione indicadores alinhados à estratégia da empresa

Os indicadores, por si só, são números soltos. Cabe ao gestor escolher os mais adequados – de acordo com a estratégia e os objetivos da empresa. Por isso, é necessário saber onde se quer chegar para, então, definir os indicadores que apontam a direção correta.

Alguns indicadores comuns são:

• Rentabilidade;
• Crescimento das vendas;
• Dias de inventário;
• Market-share;
• Satisfação do usuário;
• Contas a receber.

Mas será que eles devem ser aplicados em qualquer empresa? A resposta é: depende da estratégia da instituição. Assim, a meta pode ser aumentar as vendas de um produto, reduzir o tempo de permanência da mercadoria em estoque, fidelizar clientes, equilibrar o capital de giro, etc. Dependendo do que se pretende, os indicadores podem ser definidos.

Evite escolher muitos indicadores

Um erro bastante comum é querer mensurar todo tipo de dado, o que faz com que eles não cumpram sua função de forma adequada. Isso ocorre porque o gestor acaba perdendo o foco, e alguns desses indicadores podem entrar em conflito, dificultando a interpretação. É a ideia, portanto, de compreender o que realmente faz a diferença e selecionar aqueles indicadores que podem se encaixar no contexto empresarial.

Considere os colaboradores

Estamos tratando de indicadores financeiros e você deve estar pensando: qual a relação dos colaboradores? Bom, sem os funcionários e sua participação, os resultados não serão alcançados.

Por isso, a recomendação é criar a cultura de indicadores, fazendo com que os próprios funcionários se sintam responsáveis por eles. De modo a tornar esse planejamento uma realidade, você pode oferecer estímulos, como oferecer uma política de remuneração variável e recompensas para os funcionários que alcançarem as metas estabelecidas.

Faça reuniões regulares para analisar os indicadores

As reuniões periódicas são fundamentais para verificar possíveis oscilações de indicadores ou falhas/desvios que requerem atenção. Além disso, é possível identificar se as metas traçadas são capazes de cumprimento ou se devem ser ajustadas. Isso significa que não é somente a estratégia empresarial que determina os indicadores, mas sim uma relação de influência mútua com todo o funcionamento do negócio.

Como fazer um bom controle de fluxo de caixa?

Para fazer um controle financeiro eficiente, é essencial ter uma boa gestão de fluxo de caixa. Basicamente, o fluxo de caixa é o registro de todas as movimentações financeiras da empresa. O recomendado é que o cálculo seja atualizado uma vez por semana, no mínimo, a fim de que o gestor consiga visualizar a saúde financeira da empresa.

O modelo tradicional de fluxo de caixa prevê colunas e linhas. As colunas (verticais) referem-se ao tempo (que pode ser contado em dias, meses, anos etc.), enquanto as linhas (horizontais) são relativas às contas, ou seja, são as entradas e saídas de dinheiro.

Porém, as linhas também preveem 3 tipos de saldo:

• Inicial: é o valor que sobrou do período analisado anteriormente.
• Disponível: é o montante que resulta da soma entre o saldo inicial e as entradas. Este é o valor que a empresa efetivamente possui para operar naquele período.
• Final: é o saldo final, que resulta do saldo disponível menos as saídas.

É importante destacar que os 3 saldos não podem ser negativos, porque o fluxo de caixa já deve prever empréstimos e financiamentos que mantêm o cálculo positivo. No entanto, é necessário que, antes de contrair um empréstimo ou financiamento (que exige o pagamento de juros), o empreendedor tente adquirir mais receitas em curto prazo a fim de ajustar o caixa.

Nesse caso, ele pode:

• Verificar se os clientes aceitam antecipar os pagamentos ou autorizam o depósito de alguns cheques pré-datados.
• Entrar em contato com o fornecedor e perguntar se ele pode segurar os cheques pré-datados.

Assim, o fluxo de caixa auxilia no controle de contas a pagar/receber, de estoque e das movimentações bancárias. A partir dele, é possível fazer um levantamento financeiro para o período analisado, identificando a necessidade de empréstimos e a possibilidade de fazer investimentos.

Como a tecnologia pode ser uma aliada na gestão financeira?

O mundo atual é tecnológico e se a sua empresa não utiliza softwares ou outros recursos digitais, está defasada em relação aos concorrentes. Por exemplo: você pode fazer uma planilha simples de fluxo de caixa, mas será que ela vai comportar todas as necessidades do negócio? Provavelmente, a resposta é não.

Por isso, a tecnologia deixa os processos mais adequados e automatizados, o que implica, também, em menos retrabalho e redução de custos. A empresa precisa ser eficiente e ter acesso a dados atualizados/consolidados, que ajudam de forma mais adequada a tomar decisões precisas.

Mas quais sistemas podem ser utilizados?

Um deles é o ERP (Enterprise Resource Planning, ou planejamento de recursos da empresa). Esse software integra os dados dos mais diversos departamentos, consolidando-os em uma única plataforma. Dessa forma, as áreas podem trabalhar de forma conjunta e com mais eficiência.

Com um sistema ERP, o estoque é atualizado constantemente e, por isso, identifica-se a necessidade de adquirir mais unidades de determinado produto. Ao mesmo tempo, a área de vendas pode se informar que aquela mercadoria está em falta, avisando o consumidor que procurar por ela.

Esse é um dos motivos pelos quais o uso da tecnologia na gestão financeira é explicado. No entanto, segundo a Pesquisa Anual do Uso de TI 2016, elaborada pela Fundação Getúlio Vargas (FGV), a tecnologia voltada para a gestão traz inúmeros ganhos. Foi identificado que, entre 2005 e 2016, as empresas de capital aberto que investiram em TI tiveram retorno de 7% em 2 anos para cada 1% a mais de investimento na área.

Nesse cenário, vale a pena lembrar de que os softwares devem ser adequados à realidade do mercado, personalizando os módulos da maneira que for necessário. Caso contrário, o resultado obtido não será o melhor possível.

Por isso, ao procurar um sistema de gestão, vale a pena pensar na aderência dele ao seu negócio, além de verificar o suporte, os processos internos e contar com uma equipe qualificada que possa fazer sua implantação.

Gestão na crise: o que muda?

Quando a época é de crise econômica no país, é imprescindível que o controle das finanças seja ainda mais rígido. A regra, especialmente neste caso, é: gaste menos e guarde o que puder.

Isso porque momentos de crise podem ser complicados, apesar de abrirem portas para novas oportunidades. É nesse contexto que a sua empresa pode encontrar uma nova solução, oferecer um produto inovador e ganhar um gás para conseguir mais vendas ou atender um novo nicho de mercado.

Por isso, a redução de custos é fundamental nessa situação. Novamente, vale a pena lembrar que a tecnologia é uma forma de auxiliar na otimização dos custos. Porém, a redução de custos precisa ser feita de forma bem racional e planejada, para que não afete negativamente a organização.

O ideal é mudar a abordagem diante da gestão financeira, seguindo algumas dicas importantes:

Planejamento

O planejamento é necessário em qualquer situação, mas indispensável em momentos de crise. Recomenda-se fazer um plano financeiro anual, que permita tomar decisões com base em previsões realistas.

Controle o fluxo de caixa

Já foi abordada a importância do fluxo de caixa, mas é sempre bom reforçar. Ter um controle do fluxo das contas que se tem a pagar/receber é a forma mais indicada de analisar a saúde financeira da organização.

Analise a precificação

Nas empresas, os valores cobrados dos clientes devem ser reavaliados com certa frequência, inclusive durante a crise. Nesse momento, é preciso considerar a flutuação do mercado, a concorrência e a estrutura de custos.

Fidelize os clientes

Apesar de essa ser uma ação mais voltada ao marketing, a gestão financeira pode receber um forte impacto pela falta de clientes – o que resulta em disponibilidades limitadas. Por isso, vale a pena criar promoções e campanhas de divulgação, por exemplo.

Faça uma boa gestão de pessoas

Especialmente durante momentos de crise, os colaboradores podem se sentir desmotivados ou com medo de perder o emprego. Passar segurança e ser transparente é a melhor maneira de mostrar que a empresa reconhece o esforço empregado pelos funcionários.

Inove

A busca por inovação não representa apenas a criação de um novo produto. Ela passa, principalmente, pela possibilidade de encontrar novas soluções para problemas já existentes. Procurar essas oportunidades pode ser a chave para a sua empresa se destacar, vender mais, aumentar o faturamento e, claro, ter uma gestão financeira com foco em resultados.

Invista seu dinheiro de maneira inteligente

A expansão do negócio passa, obrigatoriamente, pelos investimentos. É somente com essa atitude que se pode abrir outra unidade, modernizar a estrutura da empresa, aplicar em novos planejamentos ou fazer reestruturações comerciais.

O problema é saber quando a empresa está preparada para investir. Por isso, a recomendação é fazer um projeto para verificar a viabilidade de cada investimento futuro. Você pode aplicar apenas recursos próprios, mas não é recomendado ficar sem capital de giro, porque isso pode causar outros transtornos – e até mesmo prejudicar as operações diárias.

Afinal de contas, o capital de giro é necessário para pagar as contas no prazo, poder negociar melhor com os fornecedores e ter um diferencial na hora de pagar um cliente. Além disso, ficar sem capital de giro fará com que a empresa acabe contraindo um empréstimo, o que ocasiona no pagamento de juros.

Busque um diferencial na sua gestão financeira

Se você leu até aqui, já percebeu que a gestão financeira e o controle das finanças estão pautados na análise dos dados, que levam a uma segurança maior ao tomar decisões. No entanto, existem outras atitudes que podem garantir que a sua gestão financeira seja diferente das outras. Confira algumas delas:

Atente-se à gestão e à organização orçamentária

A empresa deve trabalhar com um orçamento tático, que possui duração de um ano, a fim de prever receitas e despesas no balanço patrimonial do período. Nesse mesmo documento, é importante inserir o plano de metas, determinar quais são os objetivos financeiros e estabelecer um plano de remuneração variável – conforme as metas.

Ao mesmo tempo, é válido analisar os preços praticados no mercado e as melhores ações executadas. Nesse momento, usar a tecnologia a seu favor é uma vantagem, porque o sistema pode indicar a origem, a movimentação e o destino do recurso financeiro.

Não é difícil perceber a importância dessa metodologia. Vale a pena fazer um controle mensal, verificando se a gestão e a organização orçamentárias podem ser cumpridas com eficiência.

Atenção para a organização dos documentos

No dia a dia, os documentos podem se perder e isso pode trazer prejuízos grandes. Para ter processos de gestão eficazes, a organização é um requisito. Ela resulta em menos tempo para encontrar as informações, poupa esforços e traz mais agilidade.

Avalie o futuro

Considerar somente o presente pode até surtir efeito em curto prazo, mas em longo prazo não seria algo possível. O melhor é pensar no futuro e fazer projeções, direcionando quais são os próximos passos que devem ser seguidos. Dessa forma, é possível crescer de forma sustentável.

Conclusão

Fazer a gestão das finanças da sua empresa é uma tarefa que deve ser executada com frequência para que avaliar as necessidades, possibilidades de melhoria e a saúde financeira do negócio. Ter um plano eficiente para isso requer cuidados, a seleção de indicadores adequados, manutenção do controle de fluxo de caixa e um bom suporte com a tecnologia.

Por fim, a dica que deixamos é carregar consigo uma boa dose de persistência e comprometimento, sempre marcado sua equipe com essas características positivas. Aliando esses fatores e seguindo as dicas do post, você terá um controle financeiro empresarial eficiente e que ajudará seu negócio a ter mais sucesso.

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