Fazer uma boa gestão de armazéns é elementar para ter um negócio enxuto e rentável. Infelizmente, muitos gestores deixam o assunto em segundo plano e colhem diversos problemas, o que torna a empresa menos competitiva no mercado.

Pense bem, se o armazém estiver muito cheio, é possível que alguns produtos fiquem “encalhados” e percam valor de mercado ou, se forem eletrônicos, sejam danificados. Do contrário, se estiver em níveis baixos, os produtos podem não ser suficientes para atender as demandas do público de interesse. Ou seja, a empresa perde nos dois casos.

Para encontrar um meio-termo e fazer uma gestão de armazéns eficiente, separamos algumas dicas para você. Por esse motivo, leia os próximos tópicos com atenção!

Entenda a causa-efeito dos problemas

Primeiro, há uma série de efeitos (positivos ou negativos) que definem o sucesso da gestão do armazém. Falta de produtos no estoque, perda de insumos básicos e erros recorrentes são exemplos de efeitos indesejados, mas quais são as suas razões?

Nesse caso, o gestor deve assumir a posição de investigador. Precisa olhar os problemas com mais atenção, entender suas causas e cuidar para que isso deixe de existir.

O diagrama de Ishikawa é uma ótima ferramenta para isso. Também chamado de espinha de peixe ou diagrama causa-efeito, ajuda a relacionar os acontecimentos com suas causas. Desse modo, oferece ao gestor uma visão mais sistêmica e acertada.

O diagrama se baseia em seis causas para os problemas, chamadas de 6Ms: mão de obra, método, meio ambiente, máquinas, medida e matéria-prima. Sempre que existir um efeito (desejado ou não), um desses seis fatores estarão envolvidos. Investigue!

Descubra o tempo certo de fazer novos pedidos

Se por um lado o armazém não pode ficar repleto de produtos parados (pois dinheiro tem que estar em movimento); por outro, é arriscado manter níveis baixos de estoque. Se o cliente não achar o que procura em sua empresa, vai migrar para concorrência.

Então, é preciso encontrar um meio-termo. Isso implica descobrir o momento certo de fazer os pedidos, deixando um estoque de segurança para suprir imprevistos.

Uma ferramenta interessante é o gráfico dente de serra. Na verdade, consiste em um cálculo que indica o melhor momento de se fazer pedidos ao armazém, considerando a média de saídas diárias, o tempo de reposição e o estoque mínimo desejado.

Quanto maior a exatidão acerca do momento da compra, mais proveitoso será para o gestor. Ele também poderá ter mais tempo para buscar fornecedores, negociar preços atraentes e cotar diferentes fretes até seu armazém. Ou seja, terá mais eficiência.

Tenha as pessoas certas nos lugares certos

É muito difícil dissociar a adequada gestão do armazém da liderança de pessoas. O motivo é simples: sem as pessoas certas nos lugares certos, será bastante desafiador obter resultados fora do lugar-comum. É preciso fazer uma boa gestão do capital humano.

Comece formando um bom time de trabalho. Seus integrantes devem ter capacidades técnicas, como a de manuseio de sistemas de armazém, e comportamentais. Além disso, devem estar bem alinhados aos valores da instituição.

Realize o mapeamento dos processos importantes

De acordo com o princípio de Pareto, também chamado de 80/20, cerca de 80% dos resultados são provenientes de 20% das causas. Usar isso no armazém é afirmar que 80% dos ótimos resultados são provenientes de 20% dos processos.

Então, quais são os processos mais relevantes ao armazém? Aproveite para estudá-los e mapeá-los, assim poderá criar certa padronização e reduzir o número de erros.

Para ficar claro, pense no mapeamento como o desenho dos processos, por exemplo, a ilustração do passo a passo ao recebimento de insumos. Não dá para traçar todos os processos, pois são muitos, então é preciso focar nos mais importantes.

O desenho do processo é feito por meio do fluxograma. Ele consiste em um conjunto de elementos gráficos, ligados por linhas, setas e palavras, que indicam o passo a passo do que deve ser feito, onde e como. Depois, compartilhe isso com os outros colaboradores.

Trabalhe com base em objetivos e resultados-chave

Trabalhar sem objetivos é como navegar sem uma bússola: os perigos são muitos. Nem o gestor nem os funcionários sabem, exatamente, se os resultados estão bons ou se estão abaixo do ideal. Isso inibe a motivação e o rendimento.

Por isso, comece definindo alguns objetivos para o futuro, entre um e cinco, que deverão ser perseguidos por todo o time. Esses objetivos precisam ser desafiadores e relevantes para o crescimento, além de realistas para manter a motivação da equipe.

Depois disso, é preciso fragmentá-los em resultados menores e mais fáceis de alcançar, chamados de resultados-chave. Eles devem ser ainda mais específicos.

Imagine que o objetivo é aumentar a produtividade diária, os resultados-chave podem indicar o percentual de assiduidade do time e índice de retrabalho no armazém, com datas, números e responsáveis bem-definidos. Desse modo, é possível ter mais acerto.

Conte com tecnologia de ponta

A última dica (e, talvez, a mais importante) é contar com a ajuda de boas tecnologias. A emersão da indústria 4.0 tornou o mercado mais competitivo, e os armazéns precisam se adaptar integrando ferramentas de ponta ao trabalho.

À gestão de armazéns, o WMS (Warehouse Management System) é a melhor opção. Ele conta com diversas funções para controlar a movimentação de materiais, cargas e descargas, níveis de estoque, otimização de custos e monitoramento de métricas.

No entanto, como cada empresa tem suas peculiaridades, é interessante fugir dos “pacotes fechados” que existem. Alguns sistemas WMS podem ser customizados de acordo com as demandas do armazém, o que gera maior eficiência no expediente.

Enfim, essas são algumas das principais dicas. Ao fazer uma boa gestão de armazéns, é possível mitigar o total de erros ao longo do trabalho, economizar recursos financeiros e materiais, além de contribuir para o crescimento de toda a empresa.

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