Automação de processos: como funciona e quais são os seus benefícios?

Como o próprio nome já “entrega”, a automação de processos, em termos simples, consiste em tornar um procedimento que anteriormente era executado de forma manual, agora, operacional, fazendo uso da tecnologia e da integração que se estabelece entre dados e sistemas. Trata-se de um passo extremamente importante no gerenciamento empresarial — independentemente do setor de atuação e do porte da organização —, já que proporciona mais eficiência e vantagem competitiva no mercado, além de entregar um valor maior aos clientes.

A verdade incontestável é que vivemos em uma era de transformação digital e, nesse cenário, a procura por ferramentas que otimizem as práticas cotidianas cresce a cada dia. Sendo assim, que tal compreender mais a fundo a automação, entendendo, por exemplo, a quais processos ela é aplicável, como funciona, entre outros pontos relevantes? Continue a leitura!

O que é a automação de processos?

Complementando o conceito introdutório, é possível definir a automação de processos como uma técnica que implica passar as atividades manualmente conduzidas pela força de trabalho para maquinários, equipamentos, instrumentos etc. Assim, as máquinas se tornam as responsáveis pela execução das tarefas automatizadas.

Por meio dela, torna-se viável, então, diminuir desperdícios, custos e o tempo gasto nos processos, ao mesmo tempo em que é possível minimizar eventuais falhas, elevar os níveis de produtividade e, é claro, exercer controle sobre a operação da empresa em tempo real.

O objetivo principal

De maneira geral, é possível afirmar que o principal propósito da automação de processos é trazer melhorias ao fluxo das atividades organizacionais. Para tornar o entendimento mais fácil, vamos a um exemplo prático?

Imagine que você deseja manter um cadastro dos principais fornecedores que atendem às demandas da sua empresa. Ao tentar elaborá-lo de maneira não automatizada — ou seja, manualmente —, optando, por exemplo, pela solicitação dos dados das empresas por e-mail, há grandes chances de que faltem algumas informações essenciais, que se “perderão” nesse meio de interação. Além disso, é claro, há a possibilidade de o seu pedido cair no “esquecimento”, em meio a tantas outras demandas diárias.

Por outro lado, caso essa solicitação seja automatizada, todos os dados necessários para a elaboração do cadastro serão preenchidos, sem que haja eventuais ruídos na comunicação.

Quais são os processos que podem ser automatizados?

A boa gestão de uma empresa sem a utilização de sistemas de gerenciamento e de softwares integrados, quando o foco se volta para a eficiência e para a produtividade, é quase impossível. Afinal, com a automação de processos, as organizações — de forma geral, não somente de tecnologia — têm passado a concluir diversas tarefas com apenas poucos cliques.

O fato é que, de modo simplificado, é possível dizer que a automação implica a remoção de gargalos que geram ineficiência às operações empresariais. No entanto, esse verdadeiro potencial de otimização se estende a diversas áreas, diferentemente do que muitos gestores acreditam, abrangendo, por exemplo:

as atividades do setor de vendas — já que é viável adotar ferramentas que dispensam total ou parcialmente a interação entre os clientes em potencial e os humanos;
as atividades do departamento de marketing — com a adoção de soluções tecnológicas que otimizam as iniciativas de captação e de retenção de leads;
a elaboração de propostas — o que é especialmente aplicável a equipes comerciais que querem reduzir a complexidade das planilhas de prospecção;
a elaboração de contratos — já que se torna possível criar, imprimir e arquivar todos os documentos burocráticos com mais segurança, eficiência e, ainda assim, flexibilidade;
as atividades do setor financeiro — no qual a automação se torna uma grande aliada no sentido de garantir uma visualização mais clara das métricas e um controle financeiro mais preciso.

Como realmente funciona a automação de processos?

Em se tratando da automação dos processos empresariais, por meio do controle e da análise das atividades operacionais, destaca-se que existe uma contínua busca pelo aprimoramento do fluxo de tarefas. Nesse caso, o objetivo é reparar eventuais gaps e falhas e alcançar os objetivos estrategicamente traçados.

Para tanto, vale a pena pontuar que, em meio às etapas da gestão dos processos, a automação marca presença, sobretudo, nas três seguintes:

implementação — ocorre quando um software que mapeia, automatiza, executa e monitora os processos é utilizado com o intuito de inseri-los modelados e com o uso de formulários eletrônicos. Nesse estágio, de forma geral, há a definição das prioridades e dos responsáveis e é conduzido um treinamento de todos os envolvidos para garantir que os profissionais compreendam integralmente o funcionamento das ferramentas;
implantação e execução — a automação se faz presente quando o mapeamento dos processos é colocado em prática, com a execução das tarefas propriamente ditas;
monitoramento — envolve o monitoramento dos processos, a verificação da sua condução de acordo com o que é esperado e o acompanhamento das metas e dos objetivos estabelecidos. Essa etapa se torna muito mais fácil com um processo já automatizado, já que as suas informações passarão a constar em um sistema com uma confiabilidade significativamente superior. Assim, o monitoramento poderá ser automático e, em casos críticos, alertas poderão ser submetidos.

Quais são as principais vantagens da automação de processos?

Embora já tenhamos mencionado alguns benefícios relativos à automação dos processos empresariais, é válido reforçar que a maior das vantagens, provavelmente, é a otimização das atividades cotidianas de uma organização. Isso porque, quando as tarefas são conduzidas diariamente de maneira mais dinâmica, em um intervalo mais curto de tempo e de modo mais preciso, até mesmo o nível de satisfação do quadro de colaboradores aumenta.

Isso, por sua vez, influencia diretamente o atendimento ao público. Inclusive, considerando esse segundo grupo, também é interessante destacar que os clientes se tornam mais satisfeitos com a marca quando há mais agilidade nos processos, diminuição de erros, entregas e retornos mais céleres, entre outros benefícios que provêm desse processo de automação. Logo, pode-se dizer que se trata de um ganha-ganha.

Como selecionar os processos para automação?

Um último ponto que merece destaque é a seleção — e, é claro, a manutenção — dos processos aos quais a automação será aplicada. Nesse caso, é interessante seguir uma espécie de passo a passo, que envolve:

fazer um mapeamento organizacional para alcançar uma visão sistêmica de toda a operação;
analisar os processos selecionados e o potencial que apresentam;
estabelecer um cronograma e definir um time responsável pela implementação;
programar treinamentos com todos os participantes de cada um dos estágios;
manter um monitoramento contínuo.

A automação de processos, como vimos, pode ser resumida a uma combinação entre as atividades cotidianas e a tecnologia — que se faz essencial, especialmente nesta era de transformação digital que estamos vivendo —, com aplicabilidade em diversas áreas de uma empresa. Assim, tanto o fluxo quanto o controle do trabalho são aprimorados.

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