Em plena era da informação, as pessoas nunca estiveram tão conectadas e sobrecarregadas ao mesmo tempo. Caixas de e-mails lotadas, inúmeros alertas e mensagens de aplicativos e redes sociais não lidas, reuniões presenciais ou virtuais: parece que todo mundo está fazendo tudo ao mesmo tempo, mas, no fim, não está cumprindo efetivamente com nenhuma tarefa com atenção.

Certamente, a produtividade se tornou um fantasma que assombra milhares de pessoas em suas vidas pessoais e também nas organizações. A internet e a tecnologia abriram um mundo de possibilidades. Tarefas podem ser feitas de forma mais ágil e simples, portanto, teoricamente, produzir mais em menos tempo não seria um problema.

Entretanto, essa não é a realidade para muitos profissionais. Seja por falta de organização e foco ou por procrastinação, a questão é que a baixa produtividade atinge muitas equipes e compromete o rendimento de uma empresa.

Para tentar sanar esses problemas e ajudar profissionais, existem ferramentas eficazes de produtividade como o método GTD, sigla que significa “Getting Things Done”. Essa metodologia de organização tem como objetivo ajudar as pessoas a fazer mais e aliviar o estresse causado pelo enorme acúmulo de informações.

Ficou curioso e quer saber mais sobre como esse método pode ajudar você e os membros da sua equipe? Então, continue a leitura e veja como o Getting Things Done pode simplificar sua vida!

O que é a metodologia Getting Things Done?

O Getting Things Done (GTD) é, ao mesmo tempo, uma metodologia que tem como intuito ensinar pessoas a arte de fazer acontecer e ter produtividade sem estresse e um best-seller do autor e consultor David Allen, que a desenvolveu.

O método GTD é bem objetivo e fácil de ser seguido, porém exige certa dose de disciplina. A meta é estabelecer tarefas, prioridades, criar uma rotina, padrões e processos que sejam gerenciáveis.

Dessa forma, a pessoa se livra de distrações mentais e consegue focar no trabalho que precisa ser feito. A princípio, o método parece ser desafiador, mas, uma vez criado o hábito, os ganhos são notórios.

Como implementar esse método?

O passo a passo para implementar esse método é dividido em 5 etapas específicas e interdependentes, ou seja, você precisa passar por cada uma delas para seguir em frente e finalizar o processo. Veja como funciona:

1. Coleta ou captura

Esse é o momento de esvaziar sua mente de todas as tarefas e ocupações e colocá-las no papel. Faça listas – virtuais ou em um bloco de anotações mesmo – de tudo que precisa ser feito, projetos presentes e futuros, ideias ou outras informações relevantes.

O objetivo é escolher um meio fácil e acessível que você possa recorrer a qualquer momento que precisar anotar algo novo.

2. Processamento

Nessa etapa, você recorrerá a sua lista e analisará como as tarefas registradas podem se tornar uma ação. Por exemplo, em vez de escrever “planejar uma viagem”, o que é muito vago, desmembre essa ideia em atos como “pesquisar preços de passagens” ou “reservar o hotel até o fim dessa semana”.

Após ter mais clareza sobre as ações, você precisa se organizar para cumpri-las da seguinte forma:

• Essa ação pode ser resolvida em poucos minutos? Então, faça imediatamente. Postergar afazeres simples e rápidos atrapalha todo o fluxo;
• Essa tarefa pode ser delegada? Se esse for o caso, passe ela logo adiante para outra pessoa;
• Não posso fazer isso agora e preciso adiar. Nessa situação, mova a tarefa para outra lista atrelada a um novo prazo. Deixar uma ação sem data é garantia de que ela será esquecida ou não realizada.

3. Organização

Baseado nas respostas que você formulou para cada ação no passo anterior, você separará as tarefas em diferentes categorias de acordo com a prioridade e o prazo. Esse é um momento de preparação e sistematização, assim, a pessoa tem uma visão mais clara e completa de tudo que precisa ser feito no futuro.

4. Execução

Chegou o momento de tirar projetos do papel. Se você se organizou, sabe o que precisa ser feito e deve cumprir as tarefas sem interrupções. Esse passo é imprescindível para o sucesso do método, então é importante manter o foco. Se uma tarefa parece grande demais, ela pode ser dividida em várias mini-ações mais viáveis.

5. Revisão

Se você chegou até aqui, é porque conseguiu cumprir sua lista e executar as tarefas. Agora, essa fase é dedicada ao planejamento, à definição de metas futuras. Estude sua lista e veja o que já pode constar para a próxima semana. Ações não cumpridas precisam ser reagendadas. Como se pode perceber, o ideal é que essa revisão aconteça semanalmente.

Quais vantagens o método GTD oferece para o mundo corporativo?

O GTD é uma ferramenta que pode ser utilizada por qualquer pessoa e não exige nenhum tipo de tecnologia ou oferece qualquer limitação. É um recurso simples e acessível orientado para melhorar a gestão de ações e tarefas.

No ambiente corporativo, essa solução é muito útil para equipes e colaboradores que desejam trazer mais eficiência para os processos administrativos e, ao mesmo tempo, combater as sensações de ansiedade e estresse no dia a dia.

Inicialmente, o método exige paciência, disciplina e comprometimento para funcionar e para que uma mudança de hábitos aconteça. Investir em um programa e implementar o GTD é uma boa ideia para empresas. Quando todos de uma equipe estão envolvidos, os colaboradores podem se sentir mais motivados para persistir, pois todos estão reunidos em prol de um objetivo em comum.

Com o tempo, é possível notar que colaboradores trabalham de forma mais produtiva e, além disso, conseguem explorar seu potencial, habilidades e conhecimentos ao máximo, contribuindo para o sucesso do negócio.

Com esforço e um pouco de dedicação ao sistema de tarefas, você conseguirá colher bons frutos no futuro e se sentir mais produtivo e relaxado, uma vez que você não ficará com a mente cheia e preocupada com o que precisa ser feito — o método Getting Things Done já organizou tudo para você. Aposte nessa ideia e melhore a sintonia entre sua vida e seu trabalho!

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