Para oferecer qualidade e preços competitivos, as empresas precisam se tornar altamente produtivas. Isso significa que elas terão que fazer mais, melhor e com menos recursos, inclusive financeiros.

Portanto, não há outra forma de sobreviver, a não ser com o efetivo controle de custos. Você sabe como a tecnologia e um bom software de gestão financeira podem ajudar seu negócio a alcançar esse objetivo?

Pois se você deseja descobrir como uma empresa pode reduzir custos sem perder eficiência, este post será muito útil. Aqui nós vamos contar qual é a melhor maneira de fazer esse controle e largar frente da concorrência. Preparado?

Boa leitura!

Modelos de corte de custos

Quando uma empresa precisa reduzir seus custos, ela pode tomar dois caminhos. O primeiro e mais comum é o controle de custos vertical.

Nesse modelo, ocorre uma restrição proporcional de despesas, em que a empresa reduz a quantidade de funcionários, de investimentos em tecnologia, na compra de materiais de uso contínuo, “enxugando” o orçamento dos diversos departamentos.

Os efeitos sobre as contas são rápidos, mas existe um grande problema: a médio e longo prazo, a empresa perde eficiência. Por isso, ele é recomendado apenas em situações temporárias, quando a dificuldade financeira é extrema.

Outra opção é o corte de custos por melhoria de processos. Nesse caso, as empresas ampliam seu investimento em tecnologia — ou seja, a princípio elas investem — para automatizar atividades e reduzir custos em outras áreas.

As vantagens desse modelo é que ele permite diminuir as despesas de forma significativa em áreas como a folha de pagamento — o negócio ainda ganha eficiência em seus processos.

Como a tecnologia proporciona o controle de custos

1. Automatização de processos

A tecnologia tem um papel fundamental no controle de custos, pois possibilita que tarefas manuais sejam transformadas em processos automatizados. Um exemplo é o faturamento. Quando realizado de maneira convencional, ele demanda tempo, exige que as pessoas realizem diversas etapas para o processamento da informação e se torna sujeito a erros.

A automatização elimina essas etapas. Portanto, assim que um produto ou serviço é faturado, as etapas seguintes acontecem imediatamente: o mesmo dado é enviado às áreas de gestão financeira e contábil, sem qualquer erro ou distorção.

Dessa forma, o empreendedor pode ter a certeza de que não terá erros em seu balanço contábil por omissão ou divergência de informações. O cálculo dos tributos também será exato, de acordo com o faturamento da empresa.

Quer ver qual é a vantagem dessa automação para a redução de custos? A primeira e mais evidente é que o negócio não precisa ter um grupo grande de funcionários para realizar essas tarefas e controles burocráticos. Um único software de gestão efetua todo esse processo de forma rápida e precisa.

2. Redução de erros e retrabalho

Esse é o segundo ponto que contribui para o controle de custos: a redução de erros e retrabalho. Sabemos que, quando as tarefas são manuais, esses problemas são muito frequentes. Além de gerar uma série de transtornos, inclusive em relação aos órgãos fiscalizadores, esses erros custam o tempo e o trabalho dos funcionários.

Em um negócio, isso significa perda de dinheiro. Portanto, a tecnologia permite que os colaboradores não tenham que gastar parte de seus expedientes conferindo planilhas, relatórios ou outros registros e tendo que corrigi-los. Dessa forma, ela representa uma grande economia.

3. Possibilidade de trabalhar com equipes mais enxutas

Como você pode perceber nos itens anteriores, a tecnologia agiliza e simplifica procedimentos. Isso quer dizer que a empresa não precisa mais contar com uma equipe grande de trabalhadores para realizar tarefas burocráticas.

Vamos pensar em uma escola, por exemplo. Quem já trabalhou em uma instituição de ensino sabe a enorme burocracia com a qual uma secretaria precisa lidar. Nesse sentido, um sistema de gestão educacional facilita toda essa rotina.

Um único dado lançado por um professor no sistema — como a nota dos alunos em uma avaliação, por exemplo — pode gerar automaticamente uma série de registros, documentos e procedimentos.

Ele pode ser utilizado para compor o diário das turmas, o histórico, um gráfico de notas. E outra situação, na área financeira e de relacionamento com o aluno, é possível acompanhar frequência, desempenho, inadimplência e, analisando esse conjunto de dados, tomar decisões que evitem, por exemplo, uma reprovação ou até uma evasão, que irá resultar em perda de receita.

Além disso, ele facilita a administração do estabelecimento como empresa. O gestor pode ter o controle do fluxo de caixa, do estoque de materiais, do RH, relatórios referentes ao pagamento de tributos, balanços e assim por diante.

A grande questão é que o software é quem realiza todas essas tarefas. Como elas são automáticas, a escola, por exemplo, precisará apenas de uma pequena equipe e operará com a quantidade de funcionários mínima essencial para o atendimento à comunidade escolar.

4. Prestação de um atendimento de melhor qualidade

O ativo mais importante de uma empresa é o seu capital humano. Por meio dele ela obtém todos os resultados e pode estabelecer um diferencial competitivo importante. No entanto, sabemos também que a mão de obra, no Brasil, é um recursos caríssimo. Sua contratação envolve encargos que a tornam um desafio para os empreendedores.

Ao mesmo tempo, as exigências burocráticas são muito grandes e não podem ser negligenciadas. Devido a isso, por muito tempo as empresas alocaram parte significativa de seu pessoal para essas tarefas e deixam de investir em área que realmente impactam no negócio.

Com isso, as organizações sofreram com a falta de uma equipe apropriada para prover o atendimento devido ao cliente, o que prejudica o negócio e os consumidores. A automação dá a oportunidade de corrigir essa distorção.

Enquanto as máquinas são encarregadas das tarefas burocráticas, a mão de obra pode ser realocada para áreas que gerar mais valor aos olhos dos clientes e mercado, como atendimento, desenvolvimento de produtos e serviços, inovação, marketing e vendas.

Assim, a empresa pode se destacar da concorrência por oferecer diferenciais competitivos, de acordo com as necessidades do consumidor.

5. Melhoria na capacidade de gerenciamento

Com todas essas informações à disposição, fica fácil entender que o gestor de qualquer empreendimento — uma faculdade, um hospital, uma clínica, uma indústria — terá todos os dados necessários para uma tomada de decisão mais eficiente.

Um sistema eficiente permite que esse responsável tenha acesso a relatórios gerenciais em um único clique, filtrando as informações de acordo com suas necessidades de análise naquele momento.

Assim, ele consegue identificar em que áreas o negócio demanda mais recursos e analisar a real necessidade de cada departamento. Essa informação permite otimizar o controle de custos, tornando o empreendimento mais saudável do ponto de vista financeiro.

Para poupar e investir, primeiro é necessário fazer um bom controle de custos. Entendeu como a tecnologia pode ajudá-lo nesta tarefa? Gostou do conteúdo? Então não perca tempo! Siga-nos no Facebook, no LinkedIn e no Instagram e tenha acesso a dicas imperdíveis para preparar-se financeiramente para o futuro!