É normal que organizações em crescimento observem o fluxo de informações aumentar. Nesse contexto, como ter acesso às informações produzidas pela sua empresa de forma confiável e rápida? Aqui, o desafio é gerir um maior volume de dados de forma a evitar o retrabalho e garantir uma tomada de decisão segura. Assim, o introdução do sistema de ERP é fundamental para dar continuidade à ampliação do negócio e assegurar que a produtividade se mantenha alta.

Neste post, você vai entender a importância da introdução de um software de ERP, quando ele deve ser implementado e como a empresa deve se preparar para receber essa tecnologia. Boa leitura!

O que é um sistema de ERP?

O Enterprise Resource Planning, ou ERP, é um sistema de gestão cujo objetivo é organizar e facilitar o fluxo de informações de uma empresa. Para isso, um programa coleta dados de setores vitais para a companhia e os reúne na mesma plataforma.

Ou seja, com o software de ERP é possível aglutinar a folha de pagamento dos funcionários, as contas a pagar e a receber, o controle do estoque, a emissão de notas fiscais e outros processos importantes.

Sem esse sistema, cada área estaria isolada, com informações desencontradas e dificuldades para tomar decisões baseadas em dados confiáveis. Ou seja, a integração promovida pelo ERP permite conhecer o negócio como um todo.

Exemplo de aplicação do ERP

Em uma grande empresa, cabe ao setor de Recursos Humanos lançar as informações a respeito dos funcionários, como o registro do ponto e sanções disciplinares. Contudo, é o setor Financeiro o responsável por executar o pagamento de salário.

Assim, com um sistema de ERP será possível processar o salário dos colaboradores conforme os dados cadastrados pelo RH. No caso de existir algum desconto para o funcionário, por exemplo, a informação já constará no sistema.

As vantagens de introduzir o sistema de gestão

A partir do exemplo anterior, é possível compreender que o sistema de ERP oferece agilidade na atualização de dados, traz confiabilidade às informações e dá rapidez aos processos internos. As vantagens variam conforme as características da empresa. De maneira geral, podem ser observados os seguintes avanços:

• elimina retrabalhos e atividades redundantes. Esses são as principais causas de ausência de confiabilidade nos dados;
• traz agilidade na execução de tarefas ao eliminar processos manuais;
• padroniza os processos operacionais;
• torna o fluxo da informação mais dinâmico;
• aumenta a produtividade dos colaboradores;
• torna a tomada de decisões mais rápida e segura;
• diminui o tempo de resposta a clientes e fornecedores;
• reduz despesas, estoques, duração de reuniões.

Quando o sistema de ERP deve ser implementado na empresa?

É difícil observar a existência de um software de ERP desde o início das atividades de uma empresa. Normalmente, a introdução do sistema acontece com o tempo, conforme os processos se tornam mais complexos e a organização começa a verificar perdas por ineficiência, descontrole ou dificuldade de acesso a informações.

Dessa forma, é recomendado que o gestor dê atenção a algumas questões sobre o funcionamento da empresa.

• Há acesso rápido a qualquer tipo de informação, sobretudo às mais importantes?
• O fluxo de caixa está sob controle?
• Os estoques estão nos níveis ideais para atendimento?
• A empresa tem expectativa de crescimento para os próximos anos?

Observar o curso de processos de cada setor pode fornecer indicativos de que chegou a hora de adquirir um sistema de ERP. Por exemplo: se os números registrados em planilha demonstrarem incoerência, prejudicando a elaboração de relatório e ocasionando muito retrabalho, a luz de alerta para instalação de um ERP está acesa.

Outro indicativo acontece quando determinadas informações são obtidas em apenas um setor e, em outro caso, quando duas áreas têm números diferentes sobre o mesmo cenário. Isso causa incerteza e compromete a tomada de decisão.

A última consideração a ser feita é a financeira. O gestor deve avaliar o custo-benefício da novidade. Para isso, é preciso estimar quanto de dinheiro a empresa está perdendo em processos mal executados, retrabalho e lentidão de processos. Feito o cálculo, deve-se averiguar se a organização tem condições de fazer tal investimento.

Como preparar a empresa para ter um sistema de ERP?

A introdução de um sistema de ERP exige o envolvimento de toda a empresa. Afinal, o software vai alterar a forma de trabalho de todos os colaboradores. Para isso, é importante manter uma comunicação constante e transparente.

O apoio dos funcionários será fundamental para a rápida absorção das vantagens oportunizadas pelo ERP. Além disso, é necessário observar as seguintes etapas:

Solicite apoio especializado

O objetivo do apoio especializado é dar todas as condições para a implementação do software com o menor número de obstáculos possível. A experiência da empresa qualificada permite que as rotinas sejam compreendidas e o ERP atue para aprimorar tais processos.

Faça o planejamento

Depois de identificadas as necessidades da empresa, é possível desenvolver o planejamento para introdução do ERP. Todas as etapas devem estar contempladas: desde o diagnóstico, passando pelos recursos utilizados pela companhia, pelo mapeamento dos processos, até chegar ao cronograma de execução.

Customize o ERP

A customização do ERP permite que a empresa adquira os módulos e as funções ideais para as suas necessidades. Essa adaptação traz maior custo-benefício para o investimento.

Configure e introduza o sistema de ERP

Essa fase é a mais técnica da preparação do ERP. Em empresas com procedimentos mais complexos, a configuração e a execução devem ocorrer por áreas, conforme o fluxo de trabalho.

Realize testes

Essa etapa, como o nome sugere, reúne os testes para adequação da ferramenta. Ela assegura que o ERP está atuando conforme o planejado e apto a fornecer os resultados esperados pela empresa.

Treine os colaboradores

Com o ERP pronto para uso, chegou a hora de treinar os colaboradores para que eles consigam extrair ao máximo os recursos que o sistema oferece. Essa fase é crucial para fixar o software e garantir bons resultados.

Mantenha o suporte

O suporte permite que as dúvidas surgidas com o decorrer dos processos sejam sanadas. É possível ainda fazer algumas modificações e corrigir pequenos erros que apareçam conforme o uso do software.

Passadas essas etapas, a empresa está pronta para aproveitar os benefícios trazidos pelo sistema de ERP. A introdução permitirá a agilidade de processos, a diminuição do retrabalho e o aumento da confiabilidade das informações. Essas condições são fundamentais para que a companhia tenha uma tomada de decisão segura, consiga diminuir gastos e se torne mais competitiva no mercado.

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