Está perdido em meio a grandes volumes de documentos em diversos formatos: papel, imagem, texto, planilhas, áudio? Tem dificuldades de encontrar o documento certo, na hora certa? Então, a sua empresa está precisando implantar a gestão eletrônica de documentos.

Gerenciar documentos requer a dedicação de tempo, o uso da metodologia e da tecnologia corretas e é uma tarefa que tem frequência diária, o que constitui um desafio cotidiano. Por isso, contar com uma ferramenta de gestão eletrônica de documentos é fundamental para a organização empresarial.

Quer entender melhor este assunto? Siga a leitura atenta deste post e descubra por que a gestão eletrônica de documentos é a solução que a sua empresa precisa.

O que é a gestão eletrônica de documentos?

É a tecnologia de gestão que abrange o gerenciamento de documentos por toda a sua vida útil, desde a sua criação, indexação, controle de armazenamento, revisão, aprovação, recuperação e compartilhamento, até o seu descarte.

Com esta tecnologia é possível o controle e rastreamento em tempo real de documentos em qualquer formato, o que facilita a vida da sua equipe de trabalho nas interações com outros colaboradores internos e com o público externo — clientes, fornecedores, governo e parceiros de negócios, já que a maioria dos processos empresariais tem forte suporte documental.

Promover a gestão eletrônica de documentos em uma organização traz diversas vantagens, dentre as quais podemos citar:

Otimização da Segurança da Informação

A gestão eletrônica de documentos atende a todos os requisitos de segurança da informação.

• Confidencialidade: é possível estabelecer regras de restrição de acesso para cada documento e saber exatamente quem acessou e quando realizou esta ação;
• Autenticidade: todo o processo de criação, armazenamento, processamento e manutenção de um documento fica registrado de forma rastreável, permitindo validar sua autenticidade;
• Integridade: as características originais do documento, tais como legibilidade e completude das informações nele contidas, são preservadas. E o melhor, por estar em meio eletrônico, o documento não sofre deterioração pela ação do tempo e das variações de umidade e temperatura ambiente;
• Conformidade: a gestão de guarda e descarte de documentos respeita os regulamentos, leis e normas internas e externas aplicáveis, conforme tabela de temporalidade documental. Por exemplo: os documentos fiscais devem ficar guardados e disponíveis por pelo menos 5 anos, já os documentos trabalhistas devem ser mantidos à disposição por 20 anos, conforme dita a legislação específica;
• Disponibilidade: os documentos ficam disponíveis para acesso pelas pessoas autorizadas em escala 24 x 7, dentro e fora das instalações da empresa, por acesso local ou remoto;
• Irretratabilidade: ocorre o controle de autoria e atualização de cada documento, sendo inegável este registro.

Além disso, ter os documentos organizados em um ambiente virtual conforme a necessidade de cada departamento interno, deixa todos os colaboradores internos seguros de que está tudo sob controle.

Garantia da Segurança Jurídica

Em caso de fiscalização pelos órgãos públicos, é plenamente ágil a localização do exemplar digitalizado e do exemplar físico dos documentos legais exigidos, de modo que são evitadas autuações e multas por perda, extravio ou mesmo falta de controle de onde está guardado determinado documento.

A segurança jurídica preserva a saúde financeira da sua empresa e dá a tranquilidade necessária para buscar novas oportunidades de negócios, sabendo que toda a documentação das transações comerciais e financeiras passadas, presentes e futuras estará devidamente controlada.

Aumento da produtividade

A tecnologia de gestão eletrônica de documentos permite a interação entre pessoas fisicamente distantes para a criação, atualização e compartilhamento de documentos por meio de mecanismos tecnológicos de acesso remoto.

Assim, os processos ficam mais otimizados e organizados, viabilizando o aumento da produtividade dos colaboradores, que não precisam se deslocar para gerarem valor para a organização.

Outro fator de aumento da produtividade é a redução significativa do tempo necessário para localizar, consultar e dar encaminhamento para todo e qualquer documento no ambiente virtual e físico das instalações da empresa.

Viabilização da gestão do conhecimento

Muitos dos documentos preservados em uma organização contam a história da empresa, registram seus projetos e suas conquistas, demonstram a evolução do seu desempenho, documentam patentes, marcas, metodologias e tecnologias desenvolvidas pela equipe interna, destacam lições aprendidas ao longo do tempo ou transmitem informações adquiridas pela experiência e vivência profissional de outros.

Todo este acervo constitui o conhecimento acumulado na empresa, que passa a ser gerenciado com tecnologia de ponta.

Segundo o Gartner Group, 80% do capital intelectual de uma organização está disperso em forma de informação não estruturada. Com a gestão eletrônica de documentos é possível reunir toda esta informação em uma base única e confiável e relacioná-la aos processos estruturados existentes.

A gestão do conhecimento com a ferramenta de gestão eletrônica de documentos é essencial para manter a competitividade e promover o crescimento do negócio, pois proporciona a elevação dos níveis de expertise da sua equipe com pleno alinhamento às estratégias empresariais.

Redução de custos e riscos

O controle eletrônico de documentos reduz os custos com impressão e fotocópias de documentos, já que a imagem digitalizada fica permanentemente disponível para consulta a qualquer hora e de qualquer lugar.

Além disso, permite economizar espaço na rede lógica e nos equipamentos de informática, já que não há necessidade de haver cópias dos mesmos documentos na memória local dos computadores individuais dos colaboradores.

Toda a documentação da empresa pode ficar armazenada de maneira única no servidor central da área de tecnologia da informação.

Como a ferramenta de gestão eletrônica de documentos compartilha de toda a infraestrutura de segurança da área de informática empresarial, os documentos ficam protegidos contra o ataque de hackers e ocorrências de sinistros — alagamento, incêndio e outros — e o backup (cópia de segurança) fica assegurado, minimizando os riscos de perdas de documentos.

Não existe solução mais adequada para otimizar a organização dos documentos gerados nos processos operacionais e gerenciais de uma empresa do que uma ferramenta de gestão eletrônica de documentos. Com ela, o fluxo interno de documentos e informações ganha nova dinâmica e passa a um patamar de excelência.

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