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Promova esses Principais Benefícios do ERP para Garantir o Buy-In dos Executivos

Por Delano Lins, Head de Negócios

Se você está lendo isto, é porque já está pelo menos meio convencido de que um novo ERP fará maravilhas para o seu negócio. Mas o que pensa a equipe de liderança? Mesmo se você mesmo estiver na equipe de liderança, obter a aprovação de seus colegas é fundamental para o sucesso. Não se trata apenas de construir um caso de negócios para obter o orçamento. Isso é apenas o começo. Garantir que uma solução em grande escala seja suportada, adotada e cumpra suas promessas significa que todos devem estar envolvidos.

Neste artigo, abordarei:

  • Por que a adesão da liderança é tão importante
  • O que incluir em seu argumento de venda para a alta administração
  • Os principais benefícios que falam diretamente aos objetivos da liderança
  • Benefícios de redução para todos os funcionários

Por que o Buy-In dos executivos é importante?

Antes de qualquer grande investimento, toda empresa precisa de um business case para obter a aprovação do orçamento. Mas o orçamento por si só não é um projeto bem-sucedido. Conseguir a aprovação é apenas o começo. No caso de uma atualização de ERP, o impacto nos negócios será tão profundo quanto de longo alcance. Você precisará de um comitê de direção, treinamento de equipe e suporte executivo contínuo para a tomada de decisões de alto nível. Você verá todos os processos de negócios mudarem à medida que o software ERP simplifica sua organização e a forma como sua equipe trabalha.

A mudança pode impulsionar o seu negócio. Pode ajudá-lo a conquistar novos clientes, melhorar a eficiência e impulsionar seus resultados financeiros. Mas a mudança pode ser assustadora. Durante o tempo de implantação, pode ser demorado e seus novos processos precisarão de manutenção e suporte de cima para baixo. Faça certo e seus objetivos de negócios serão alcançados (até mesmo ultrapassados) em tempo recorde. Se errar, não será apenas sua reputação interna em jogo. É essa relação risco / recompensa que precisa ser tratada quando você busca a adesão dos executivos. Você precisa demonstrar como maximizar as recompensas e minimizar os riscos. Você também precisará da equipe executiva para ajudá-lo a vender os benefícios para a organização em geral.

Vejamos o que você deve incluir em seu argumento de venda interno de ERP para aceitação de executivos.

O que deve ser incluído em um argumento de venda para a alta administração?

Explique o que é um software ERP. Nem todos em sua equipe de liderança saberão imediatamente o que é um sistema ERP. Comece seu argumento de venda apresentando uma visão geral do software:

  • Como funciona o software ERP?
  • Quais processos de negócios ele simplifica?
  • Quem precisa estar envolvido?
  • Quais são os objetivos e KPIs de uma implementação de ERP?

Descreva os custos do seu sistema ERP preferido. Você deve pesquisar os custos do ERP antes de apresentar um argumento de venda. Não se trata apenas de olhar para o desembolso inicial. Você também precisa considerar:

  • Taxas de assinatura de sistemas baseados em nuvem
  • Custos de hardware para opções de hospedagem no local
  • Taxas de treinamento e manutenção contínuas
  • Taxas do contratado se você precisar de um consultor independente 

Inclua o tempo de implementação. Isso é complicado, então conte com os fornecedores para ajudá-lo a responder a essas perguntas. Seja realista sobre o tempo que leva para:

  • Escolha o sistema e o fornecedor certos
  • Comece a implementação técnica
  • Integre seu ERP aos sistemas existentes que você gostaria de manter
  • Crie guias do usuário e uma base de conhecimento
  • Treine seus usuários

Alinhe-se com os objetivos da empresa. Nada fala melhor para uma equipe de liderança do que alinhar sua proposta com os objetivos de negócios. Seja o mais específico possível sobre como o ERP ajudará sua organização a cumprir sua missão. Isso varia de empresa para empresa, mas considere como o software ajudará a sua:

  • Reduza os custos de mão de obra
  • Apoie o crescimento do negócio
  • Torne o negócio mais lucrativo
  • Reduza outros desperdícios em armazenamento, logística, consumíveis estragados e muito mais
  • Otimize o gerenciamento da cadeia de suprimentos
  • Impacto nos resultados financeiros.

Quais são os principais benefícios comerciais de um sistema ERP?

Agora que você tem o básico em mãos, analise os detalhes. Isso significa mergulhar nos principais fatores para a adoção do ERP. Existem razões pelas quais você deseja lançar isso em primeiro lugar. Os pontos problemáticos que você notou no negócio motivaram sua pesquisa em soluções ERP. Mas não são apenas os seus próprios pontos fracos que devem estar em jogo.

Antes de apresentar seu caso à equipe de executivos, considere seus pontos fracos e motivações individuais. Como o ERP certo pode resolver problemas para o resto da equipe de executivos? Use a linguagem de seu CEO, CFO, CTO e outros líderes para garantir que eles vejam o que há para eles, bem como para os negócios. Como esse investimento pode tornar as metas de cada líder mais fáceis de cumprir?

ROI: Retorno sobre o investimento é uma meta unificadora entre os líderes empresariais. Todo executivo vai querer saber:

  • Quando você verá um ROI
  • Qual será a porcentagem de ROI
  • Como vai acontecer

Prever o ROI de qualquer investimento pode ser assustador, mas você não conseguirá nenhum buy-in sem ele. Seu executivo financeiro e CEO ficarão especialmente impressionados se você fornecer cálculos sólidos e lógicos com seu argumento de venda.

Eficiência: novamente, um objetivo comum para todos, não apenas para a liderança. Mas quando você começar a escrever sobre eficiência, pense em como isso pode agilizar processos para cada unidade de negócios e explicitar o que isso significa para cada chefe de departamento. Isso irá variar de acordo com o seu setor de indústria, mas considere o seguinte em seu caso de negócios:

  • Processos de faturamento refinados para a equipe financeira
  • Logística e produção simplificada para a equipe de operações
  • Processos de aquisição aprimorados para melhor poder de compra
  • SCM aprimorado para fornecimento mais confiável
  • Maior visibilidade e gerenciamento de controle de estoque
  • Integração mais simples do cliente para processos de vendas mais suaves

Essas são algumas áreas em que seu novo sistema ERP pode tornar outros executivos mais bem-sucedidos em suas funções. Se você tem ouvido sua equipe de executivos, saberá onde eles estão sofrendo. Veja como um ERP elimina essas dores de cabeça e comunique isso com clareza.

Vantagem competitiva: outro objetivo comum entre sua equipe de liderança. Mas é aqui que você pode falar a língua de seus executivos de vendas e marketing. Quando sua empresa funciona com mais eficiência, você pode:

  • Atenda melhor seus clientes com produtos mais rápidos e de maior qualidade
  • Melhore a retenção de clientes, oferecendo consistência
  • Libere orçamento para empreendimentos de marketing
  • Grite seu ponto de diferença alto e claro
  • Motive sua equipe de vendas garantindo que você cumpra as promessas feitas por eles

Previsão e análise: quem não quer ver o futuro? Um ERP pode coletar grandes faixas de dados que sistemas desatualizados não conseguem lidar. Pior ainda, você pode ter dados que se contradizem. Relatórios isolados, desenvolvidos manualmente por divisões separadas, são uma receita para o inferno do insight de negócios. Um sistema unificado que captura dados em sua organização beneficia a todos na equipe de executivos.

Ao compreender melhor os ciclos de compra, tendências de mercado e os pontos fracos de seu próprio negócio, você pode melhorar continuamente em relação a vários objetivos, incluindo:

  • Metas de receita
  • Lucratividade
  • Velocidade de mercado
  • Previsões de mercado

Crescimento e escalabilidade: todos os benefícios mencionados acima preparam seu negócio para crescer. Certifique-se de que, ao calcular o potencial de crescimento, você também leve em consideração usuários ERP adicionais em seu argumento de venda. Verifique quais sistemas e opções de pagamento funcionam melhor com seus planos de crescimento. Isso afetará as taxas de licença de ERP? Você precisará de hardware adicional? Há tantas opções de ERP que você certamente encontrará uma boa opção, então certifique-se de incluí-las em seu caso de negócios. 

Benefícios progressivos do ERP: embora outros benefícios possam falar mais para a organização como um todo, vale a pena incluí-los em seu argumento de venda. Manter sua equipe feliz, reduzir suas frustrações diárias e aumentar sua produtividade torna a operação mais suave e aumenta a retenção. O software ERP pode ajudar sua equipe:

  • Crie relatórios personalizáveis com mais facilidade e precisão
  • Verifique e comprove a conformidade regulamentar
  • Promova acessibilidade e mobilidade

Agora que você já pensou sobre como uma atualização de ERP afetará cada membro de sua equipe executiva, poderá apresentar sua ideia em seu próprio linguajar. Abordar os pontos problemáticos que os indivíduos enfrentam, bem como os negócios coletivos, ajudará você a garantir o orçamento necessário. Mas tão importante quanto, vai entusiasmar os executivos o suficiente para defender, apoiar e compartilhar a propriedade das decisões, implementação e aprimoramentos de negócios contínuos que suas aspirações de ERP implicam.