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Como manter seu orçamento empresarial ajustado durante todo o ano

Com a crise econômica, as empresas necessitam, cada vez mais, manter seu orçamento empresarial ajustado. Nesse cenário, uma boa gestão é uma das tarefas mais difíceis e mais importantes, pois ela precisa estar sempre de acordo com as necessidades da companhia.

Fazendo o planejamento econômico e financeiro, a empresa consegue analisar os custos e as despesas de forma crítica. Assim é possível fazer cortes, dentro do possível, e analisar a real necessidade do investimento. Além disso, também consegue realizar projetos de viabilidade e ainda verificar a capacidade de melhorar as receitas a partir de novas oportunidades de mercado.

A gestão eficiente do orçamento assegura o êxito nos seus objetivos e a administração de seus projetos. No entanto, o orçamento não é só uma ferramenta do setor financeiro e, sim, de todos os setores da empresa, que, em conjunto, procuraram gerar resultados positivos e bater as metas. Veja, a seguir, algumas dicas para ajudá-lo na gestão do orçamento empresarial!

Como manter uma gestão de orçamento empresarial eficiente?

Algumas práticas podem ser aplicadas para assegurar uma boa gestão de orçamento. Confira, a seguir, algumas dicas!

Elaboração do orçamento empresarial

Para elaborar um orçamento, o gestor deve primeiramente traçar uma meta para a empresa, definindo a lucratividade, a rentabilidade, a liquidez e o risco. A partir dessa definição, deve-se fazer a divisão em dois grandes grupos: as receitas e as despesas.

A apuração da receita deve ser bem fidedigna, respeitando o princípio da prudência e checando a inadimplência. Para a apuração da inadimplência, sempre leve em consideração o cenário do ano anterior e o cenário econômico do país para o próximo ano.

As despesas devem ser analisadas com cautela, checando custo de pessoal, custo operacional, despesas administrativas e investimentos/melhorias. Muitas organizações elaboram os orçamentos projetando trimestralmente, semestralmente, anualmente, ou até mesmo considerando os próximos 3 anos, dependendo do segmento de atuação.

Gestão e controle do orçamento

Feito o orçamento, o gestor deve acompanhar de perto a execução. Mensalmente, ele deve analisar o relatório das informações orçamentárias com as informações financeiras (executadas), comparando o que foi previsto e o que foi efetivamente realizado. Essa é a parte mais importante da gestão orçamentária, então, atente bem aos números.

Para facilitar a vida dos gestores financeiros, hoje em dia, temos sistemas de gestão empresarial integrados que auxiliam no controle financeiro e orçamentário. Nesses sistemas, os gestores podem projetar o orçamento anual com as receitas e despesas, e o financeiro de acordo com os recebimentos e pagamentos, alimentar o sistema e acompanhar mensalmente os relatórios gerenciais, fazendo os ajustes necessários.

Revisão orçamentária

O orçamento pode ser ajustado a qualquer momento, por isso, é importante acompanhar sempre de perto. Se uma conta estourou ou perdeu uma receita, basta analisar todo o cenário e fazer uma nova projeção mais precisa. Imprevistos, mudanças de cenário econômico e alterações de carga tributária, por exemplo, são fatores que nem sempre conseguimos prever com antecedência.

Quais erros na gestão de orçamentos devem ser evitados?

Existem vários erros que precisam ser evitados para garantir uma gestão de orçamento eficiente. Veja a seguir!

Subestimar os custos e as despesas

É preciso acompanhar todos os custos e as despesas para encontrar as melhores ações para minimizar gastos. Dessa forma, evita-se impactos negativos na qualidade dos processos, produtos e serviços.

Analise todos os valores e identifique quais custos estão sendo desnecessários para o negócio. Assim, caso qualquer valor passe despercebido, ou seja, é preciso gastar quantias emergenciais, haverá recursos suficientes para cobri-las.

Não realizar um acompanhamento frequente

O orçamento empresarial precisa ser monitorado de forma regular. Quando esse controle não acontece, a ferramenta acaba perdendo o seu valor para a companhia, prejudicando o processo de desenvolvimento da empresa. Sendo assim, é preciso implementar essa prática, simplificando o entendimento de como o recurso precisa ser aplicado.

Deixar de incluir o valor devido ao orçamento

O orçamento da companhia deve ser realizado para a decisão correta das próximas práticas a serem implementadas, no entanto, é uma falha comum menosprezar a sua importância e elaborar um planejamento ineficiente.

Nesse caso, é preciso estabelecer uma cultura organizacional que auxilie na criação do orçamento do negócio, fazendo com que ele realmente faça parte da companhia, independentemente do seu porte.

Fazer projeções irreais das receitas

É importante fazer a projeção adequada das receitas futuras. Para que isso ocorra, um erro que deve ser evitado é deixar de realizar uma análise precisa dos valores do passado. Também é preciso levar em conta todos os dados importantes para a criação de uma previsão concreta e acertada.

Não avaliar a necessidade de cada departamento

Os setores da empresa não atuam da mesma maneira, assim, apesar de o gestor ser um dos integrantes do time que mais entendem das necessidades, ele pode atuar de forma diversa do gestor de outra área.

Então, um dos maiores erros ligados à gestão de orçamento é disponibilizar quantias sem mensurar suas reais demandas. É fundamental existir uma flexibilidade sobre cada área para uma projeção eficaz, já que, talvez, em certo período, um precise de mais recursos do que o outro.

Desconsiderar a sazonalidade

Existem empresas cujas atividades são mais sazonais que outras. Pensando nisso, é comum que os negócios tenham picos e quedas de vendas, como as datas comemorativas. Da mesma forma, os gastos e despesas também podem ser mais altos em alguns meses do que em outros. Por exemplo, é possível gastar mais em energia para armazenar produtos na temperatura adequada.

Deixar de revisar

O orçamento da empresa deve ser usado de forma estratégica. Por esse motivo, precisa englobar o negócio em sua totalidade e, além disso, precisa ser revisado em uma data predefinida com a finalidade de garantir que ele consiga acompanhar as mudanças internas e externas que possam ocorrer.

Independentemente do cenário, positivo ou negativo, é primordial que o orçamento reflita a realidade. Nos melhores contextos, a empresa pode aproveitar as oportunidades e, nos piores, uma revisão apropriada vai ajudar a manter a situação financeira o mais saudável possível.

Quais são os benefícios de um orçamento empresarial eficiente?

Ao realizar um bom orçamento empresarial, a empresa consegue usufruir de uma série de benefícios. Veja os principais!

Facilidade para tomar decisões

Várias decisões são tomadas todos os dias na organização. Por meio de um gerenciamento efetivo, os gestores têm informações precisas e que podem auxiliar em processos importantes e que vão influenciar diretamente nos resultados do negócio. Por exemplo:

  • precificação dos produtos e serviços;
  • viabilidade para investimentos operacionais;
  • contratação ou demissão de colaboradores;
  • abertura de novos canais de vendas;
  • utilização de capital próprio ou de terceiros etc.

Melhora do controle

A gestão do orçamento empresarial possibilita que a organização consiga visualizar o futuro e se preparar para realizar novos investimentos, diversificar o mix de produtos e demais práticas capazes de alavancar a rentabilidade do negócio e gerar um desenvolvimento planejado e estruturado.

Sendo assim, conforme a empresa estipula seus objetivos de curto, médio e longo prazo, definindo o seu orçamento para cada período, é possível entender de forma mais clara do cenário atual, o que auxilia na minimização de gastos e investimento de forma mais inteligentes, que vão gerar mais valor aos clientes, destaque no mercado e aumento os lucros para o negócio.

Aumento do engajamento

Muitas vantagens obtidas por meio da gestão do orçamento empresarial estão ligadas ao Orçamento Colaborativo, que se trata de uma maneira de criar o planejamento e seu monitoramento de forma descentralizada, onde cada setor da companhia fica responsável por criar seu próprio orçamento.

Por meio dele fica mais fácil fazer com que todos da organização entenda como cada uma de suas condutas podem fazer a diferença no resultado final da empresa. Dessa forma, cada departamento desenvolve sua proposta de orçamento e a negocia com a diretoria, apresentando a necessidade de tal quantia.

Após a aprovação, cada setor é responsável por seu orçamento, devendo prestar contar de maneira regular. Como uma maneira de aumentar o engajamento do time, algumas empresas realizam a divisão de um percentual do que for economizado em cada área, motivando os colaboradores a encontrarem ações mais conscientes de executarem as atividades.

Planejamento do ROI

Entre os principais indicadores de desempenho da empresa está o Retorno sobre os Investimentos (ROI), que mostra qual é o impacto de cada investimento nos resultados do negócio, podendo ser mensurado de forma isolada por investimento ou de maneira geral, apresentando a eficiência operacional da empresa.

Por meio da gestão do orçamento empresarial, o negócio consegue analisar de forma prévia o ROI de um certo investimento, possibilitando uma boa projeção e o acompanhamento dos investimentos, o que permite a compreensão do que está gerando os retornos esperados e de quais práticas devem ser corrigidas ou eliminadas.

Como a tecnologia pode ajudar no processo de gestão de orçamento empresarial?

A implementação da tecnologia é importante para a gestão do dia a dia da empresa como um todo, tendo em vista que por meio dela é possível minimizar despesas, otimizar as rotinas de trabalho, gerar agilidade e confiabilidade nos dados fornecidos.

Além disso, a integração entre os diferentes tipos de setores permite que diversas informações sejam alimentadas ao mesmo tempo no sistema, o que leva a um ganho de qualidade, eficiência e segurança, simplificando o processo de tomada de decisão e alcance de melhores resultados.

Diante disso, podemos perceber a importância da gestão de orçamento empresarial, certo? A partir daí precisamos monitorar as informações acerca da situação financeira da empresa, fazendo os ajustes necessários para bater as metas estabelecidas. Então, não deixe de colocar as dicas apresentadas em prática e obter os melhores resultados possíveis.

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