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Como Obter Benefícios Comerciais de um Sistema ERP

Por Delano Lins, Head de Negócios

Durante a seleção do ERP, as empresas normalmente veem possibilidades ilimitadas em termos de melhorias potenciais para seus negócios. No entanto, em algum ponto ao longo do caminho, muitos projetos ficam aquém das expectativas e os benefícios do ERP frustram as expectativas dos executivos.

Em minha experiência, a baixa realização de benefícios geralmente se deve a uma falha em definir os benefícios esperados de negócios do ERP e alinhar a empresa em torno de objetivos comuns no início do projeto. (bem isso é verdade para quase tudo ou tudo na nossa vida rs)

Em outras palavras, o alinhamento organizacional não é uma prioridade para muitas empresas durante a seleção de software. Com mais frequência, as empresas estão desesperadas para encontrar rapidamente um novo sistema ERP que trate de seus pontos fracos, então elas perdem de vista seus objetivos de negócios.

Embora não seja fácil manter o foco na realização de benefícios, encontramos várias estratégias que ajudam as empresas a obter benefícios comerciais significativos de ERP. Essas estratégias são mais eficazes quando iniciadas antes ou durante a seleção de ERP.

8 estratégias para obter benefícios de negócios de ERP

1. Compreenda o seu estado atual

Você pode obter muitos benefícios do ERP abordando os pontos problemáticos em seus processos atuais. É por isso que ajudo meus clientes a mapear seu estado atual antes de iniciar a seleção do ERP.

Durante o mapeamento do processo, é importante capturar a quantidade certa de detalhes. Por exemplo, você precisará documentar quanto tempo leva um processo atual para medir as melhorias após a ativação.

Conforme você identifica os pontos fracos, você encontrará oportunidades de melhoria. Este é o momento de começar a pensar em como consertar processos interrompidos e inovar processos medíocres.

2. Descreva os benefícios esperados e o ROI

Ao embarcar em projetos de ERP com clientes, normalmente os ajudamos a esclarecer seus objetivos gerais de negócios, para que possam determinar como o software ERP pode oferecer suporte a esses objetivos. Isso leva a uma discussão sobre os benefícios para os negócios – quais benefícios a tecnologia pode oferecer para apoiar a estratégia geral da empresa?

A única maneira de responder a essa pergunta com alguma especificidade é projetando processos de estado futuro com base nas oportunidades de melhoria que você identificou ao mapear seu estado atual. Recomendamos projetar processos de estado futuro com base em seus objetivos de negócios e seus pontos fracos.

Embora a reengenharia de processos de negócios seja uma tarefa que consome muito tempo e recursos, ela permite que você quantifique os benefícios de negócios esperados. Por exemplo, ele permite que você quantifique a diferença de tempo e custo entre um processo de estado atual e um processo de estado futuro.

Depois de estimar todos os benefícios comerciais esperados, é hora de documentar suas descobertas. Uma das ferramentas mais eficazes para documentar benefícios de negócios é um caso de negócios ERP. Essa ferramenta é mais do que apenas um meio de justificar o projeto para os executivos. Ele também é usado para definir indicadores-chave de desempenho (KPIs) e acompanhá-los durante todo o projeto e após a ativação.

A primeira etapa para o uso bem-sucedido de KPIs é entender um conceito central: cada KPI é uma métrica, mas nem toda métrica é um KPI. Essencialmente, os KPIs são as métricas que melhor definem o sucesso de um processo ou função.

Por exemplo, tenho um cliente que definiu a manutenção preventiva em seus equipamentos críticos como o percentual da seguinte relação: (Número de horas preventivas realizadas por máquina) / (Número de horas recomendadas pelo fabricante da máquina). Eles estavam buscando uma pontuação acima de 95% e elaboraram um KPI conciso e significativo que os ajudaria a prever o desempenho futuro de máquinas críticas.

Além dos KPIs, um caso de negócios também deve se concentrar nos custos estimados, bem como no ROI esperado. Embora você possa estimar o ROI sem se concentrar em um fornecedor de ERP específico, muitas empresas recalcularão o ROI esperado depois de avaliar vários sistemas corporativos. Em última análise, porém, seu ROI dependerá mais da execução do projeto do que da escolha do fornecedor de ERP.

Na verdade, seu ROI depende muito da qualidade de seu caso de negócios. Os casos de negócios mais eficazes descrevem maneiras específicas e mensuráveis de um novo sistema melhorar os negócios.

Em contraste, vemos muitas empresas justificando sua compra de ERP apontando para problemas com seu sistema legado, como falta de escalabilidade ou diminuição na viabilidade do fornecedor.

Embora esses sejam motivos legítimos para implementar um novo sistema, eles devem ser acompanhados por objetivos mais ambiciosos. Você não quer apenas manter o status quo – você quer inovar! 

3. Garanta o Alinhamento Organizacional

Sua empresa não precisa apenas de metas de negócios e metas de projeto claramente definidas, mas também de uma compreensão de como elas se relacionam. Todos na empresa precisam desse entendimento, especialmente os executivos.

Para alcançar esse entendimento, recomendamos usar seu caso de negócios para obter a adesão dos executivos e, em seguida, formar um comitê executivo. Esse comitê deve estar altamente envolvido no projeto, especialmente quando se trata de comunicar as metas do projeto em toda a empresa e responsabilizar os responsáveis pelo processo por atingir essas metas.

Quando os executivos comunicam como as metas do projeto se relacionam com as metas comerciais, os benefícios comerciais se tornam mais alcançáveis. Por exemplo, um motivo comum relacionado aos negócios para as empresas implementarem software ERP é melhorar suas percepções de dados. Quando os executivos explicam como a tecnologia pode viabilizar essa meta de negócios, é mais provável que sua equipe selecione o software certo e migre os dados certos. Além disso, é mais provável que seus funcionários sigam procedimentos que promovam a precisão dos dados.

4. Desenvolva um plano de projeto realista

Uma das principais lições dos meus dezenas de casos de testemunhas de especialistas em software é que expectativas irrealistas costumam ser uma das principais causas da baixa realização de benefícios e falha do ERP.

Muitas empresas estimam incorretamente o tempo, o orçamento e os recursos necessários para implementar um sistema ERP com eficácia – o mesmo ocorre com seus consultores de ERP, integradores de sistema e VARs.

A melhor maneira de evitar essa armadilha é usar um consultor independente, para ajudar a definir um plano de projeto realista. Uma das maneiras pelas quais ajudo os clientes a desenvolver planos de projeto realistas é comparando com outras empresas semelhantes às suas.

Também garanto que as empresas incluam atividades negligenciadas em seus planos de projeto, como gerenciamento de mudanças e gerenciamento de processos de negócios. Essas atividades ajudam as empresas a obter mais benefícios comerciais.

5. Foco na gestão da mudança

Você não pode perceber os benefícios de negócios se os usuários finais não estiverem preparados para usar o novo software. É por isso que é essencial se comunicar e treinar os funcionários o mais cedo possível.

Uso avaliações de prontidão organizacional para ajudar os clientes a identificar resistência à mudança no início do projeto, para que possam resolvê-la de forma proativa. A avaliação da prontidão organizacional leva ao desenvolvimento de um plano de gerenciamento de mudança que reduz a resistência à mudança e ajuda os funcionários a entender como seus processos individuais dão suporte às metas do projeto.

6. Pense duas vezes em mudar suas metas

Cada pedido de mudança, solicitação de personalização ou ajuste de escopo deve ser visto através das lentes dos objetivos do seu projeto. Se não puder ser justificado dentro dos parâmetros dessas metas, tanto as metas quanto a solicitação devem ser ajustadas. Na maioria dos casos, você deve ajustar a solicitação.

Por exemplo, você não gostaria de alterar uma meta de “Padronizar todas as funções de contabilidade e finanças em todos os sites” para “Garantir que o A / P possa acessar as listas de fornecedores aprovados”. Afinal, com todo o tempo, dinheiro e esforço necessários para implementar um sistema ERP, você deve pelo menos tentar maximizar seu ROI.

Quando você começar a receber pressão interna para personalizar seu sistema, deixe seu caso de negócios e plano de projeto de ERP ser o seu guia. 

7. Medir continuamente a realização de benefícios

Identificar lacunas entre os benefícios projetados e os reais em todo o projeto ajuda os gerentes a entender o que estão fazendo bem e como podem melhorar.

As análises de causa raiz podem identificar as causas dessas lacunas de benefícios. Uma causa raiz comum são os usuários finais usando soluções alternativas porque não entendem a importância de usar a nova tecnologia. Em casos como esse, o treinamento de acompanhamento do usuário final e a comunicação aprimorada podem preencher as lacunas de benefícios.

Muitas empresas designam os proprietários de KPI como as pessoas responsáveis por medir os benefícios, identificar as causas raízes e implementar ações corretivas. O proprietário do KPI ideal está familiarizado com os processos que estão sendo medidos, tem interesse em seu sucesso e tem a vantagem para lidar com o desempenho lento. Em geral, os gerentes de departamento são os candidatos ideais para supervisionar as métricas de desempenho de seus respectivos departamentos.

Além da propriedade no nível funcional, a propriedade executiva dos KPIs agregados no nível organizacional é necessária para alcançar uma visão holística do desempenho e impulsionar a responsabilidade.

Também é importante medir os benefícios após a ativação. Embora a equipe do projeto ERP provavelmente esteja cansada e pronta para seguir em frente com suas vidas, os projetos de ERP bem-sucedidos nunca terminam.

8. Melhorar continuamente

Se sua empresa está se concentrando no gerenciamento de processos de negócios como parte de seu projeto de ERP, você provavelmente entende a importância da melhoria contínua.

O gerenciamento de processos de negócios é um processo contínuo que continua após a ativação, portanto, seu sistema ERP também deve continuar a evoluir. Isso garante o alinhamento de longo prazo entre seu pessoal, processos e tecnologia.

Se você implementou uma solução ERP escalonável, o alinhamento de longo prazo deve ser alcançável. No entanto, não é fácil.

Uma das maneiras pelas quais ajudo os clientes a garantir o alinhamento de longo prazo é criando um centro de excelência ERP com foco na melhoria contínua.