Na realidade de um mercado altamente competitivo, é função do bom gestor encontrar soluções e estratégias para otimizar os processos internos da empresa. O fato é que um ambiente inovador, com boa comunicação e tarefas simplificadas costuma resultar em maior produtividade para toda a companhia. Nesse cenário, um sistema de gestão integrada (SGI) funciona como um cérebro para que os mais diferentes procedimentos sejam aperfeiçoados.
A questão aqui não se trata apenas de reunir e organizar todos os processos realizados pelos funcionários, mas também de ter uma ferramenta que otimiza trabalhos e possibilita tomadas de decisão mais assertivas.
Por isso, falaremos mais detalhadamente sobre o uso de um sistema de gestão integrada e mostraremos mais benefícios, além de algumas soluções diferenciadas disponíveis hoje no mercado. Confira!
Como o sistema de gestão funciona?
O papel do gestor dentro de uma empresa é guiar suas atividades. Cabe a ele gerenciar as informações referentes a projetos e setores, além de alinhar seu desempenho. Essa é uma tarefa complexa, pois exige desenvoltura para que o resultado seja o ganho de produtividade.
É nessa lógica que o Sistema de Gestão Integrada pode ser um diferencial. Como o próprio nome já diz, a função desse tipo de sistema é, basicamente, integrar os processos relacionados à gestão da empresa. Isso significa que ele reúne as informações inseridas por todos os funcionários referentes aos projetos de cada time, criando uma estrutura que dá ao gestor uma visão panorâmica do andamento dos processos, assim como pode detalhar tarefas específicas, conforme solicitado.
Indo além, o sistema busca diagnosticar problemas para, então, identificar as mudanças necessárias na empresa, possibilitando o desenvolvimento de uma estratégia capaz de trazer o crescimento esperado. Podemos citar, por exemplo, possíveis cortes a serem feitos, indicadores e métricas a serem modificados ou implementados e a reorganização de processos.
Quais são os principais benefícios?
Já citamos algumas questões referentes a como o sistema pode trabalhar para colocar a empresa no caminho certo para um funcionamento mais eficaz e que resulte em mais faturamento e crescimento. Entretanto, é possível apontar, de forma mais detalhada, os principais benefícios de sua utilização.
Essas informações ajudarão você a traçar um paralelo quanto ao funcionamento interno de sua empresa e compreender de que forma um sistema de gestão integrada pode ser uma solução eficaz para garantir mais produtividade e organização em seus processos.
Segurança da informação
Pense do ponto de vista estratégico: quando o gestor precisa tomar uma decisão importante em relação ao seu empreendimento, o ideal é que tenha em mãos as informações precisas para escolher o caminho certo. É a boa informação que permite a ele analisar adequadamente os processos e, dessa forma, tomar decisões qualificadas.
Para tanto, um sistema de gestão integrada é a ferramenta capaz de reunir informações relevantes e gerar agilidade nesse processo, criando boas oportunidades para a gestão e, consequentemente, para a companhia.
Centralização de dados
A centralização, outro diferencial que o uso do SGI oferece, garante o armazenamento de dados em um único lugar. Isso permite que o acesso a eles, seu controle e o compartilhamento sejam simplificados. Dessa forma, a companhia tem como sofisticar seus procedimentos, eliminando boa parte da burocracia que faz com que a gestão perca tempo. Essa maior organização gera frutos para a gestão, pois dá a ela condições para organizar as atividades da companhia com maior qualidade.
Economia de tempo e dinheiro
Um dos fatores que mostram claramente de que forma uma empresa tem conquistado avanços em seu funcionamento interno é a questão de tempo e dinheiro. É fácil compreender como isso é benéfico para qualquer negócio, mas nem sempre é uma conquista simples de alcançar.
Um sistema de gestão integrada é alimentado constantemente por todos os times com as informações referentes a seus processos. Isso possibilita a conscientização dos funcionários quanto ao trabalho de outras equipes, facilitando as relações entre elas e simplificando processos.
Além disso, permite que os processos sejam padronizados, tornando-os mais eficazes e aumentando a qualidade final do produto ou serviço. Isso impacta de forma positiva na quantidade necessária de tempo para realização das tarefas e, consequentemente, no custo de cada processo.
Otimização da logística
Uma das áreas que têm muito a ganhar com a integração de informações da empresa é a logística, principalmente em relação ao funcionamento do estoque. Com uma visibilidade melhor dos projetos em andamento e os previstos para o futuro, o estoque pode ser ajustado para que itens não estejam em falta e, também, não haja excesso de itens armazenados por um tempo longo demais.
Mais facilidade nas tomadas de decisão
Com a padronização de processos, descrição clara de cada atividade e um planejamento que inclua prazos e objetivos, a tomada de decisões em cada equipe se torna mais natural e eficaz. Isso se deve à maior integração entre as metas gerais e individuais de cada time, que servem para garantir decisões mais assertivas em cada um deles, beneficiando a todos.
Unificação de interfaces de gestão
Este é um fator que impacta diretamente no trabalho do gestor. Com a integração realizada em um único sistema, a articulação de informações se torna mais fácil de acessar. Isso possibilita uma visão mais ampla do funcionamento de toda a empresa e otimiza as ações do responsável pelas grandes decisões, garantindo maior controle sobre a toda a operação.
Fortalecimento da marca
Somado aos fatores citados acima, outros benefícios promovem o fortalecimento da marca da empresa. Podemos citar a redução de custos com informática, o foco nas atividades principais, oportunidade para redução de gastos com energia, satisfação dos clientes, aumento da competitividade, entre outros.
Ganho de produtividade
O SGI funciona como uma plataforma que combina variadas práticas e processos dentro de uma organização. Consequentemente, ele gera informações úteis para a gestão implementar políticas e agir na busca por objetivos com maior eficiência. Podendo monitorar e controlar os resultados, o gestor tem como criar meios para aumentar a produtividade. Esse acompanhamento facilita o trabalho por metas e a avaliação de desempenho da equipe.
Agilidade nos processos
Justamente por conta dessa sistematização é que os processos tendem a acontecer de maneira mais ágil. Ao permitir que o gestor acompanhe as atividades de todos os setores da empresa, o sistema de gestão integrada oferece à empresa maior transparência e qualidade no ambiente interno.
Assim, mesmo os erros mais insignificantes podem chamar a atenção dos responsáveis, que passarão a ter como atuar na sua resolução, evitando o acúmulo de pequenas práticas que comprometem a produtividade e gerando maior agilidade nos processos, algo fundamental para que a empresa tenha como se posicionar bem no mercado em que atua.
Como o sistema pode ser implementado?
O segredo é agir por etapas. Assim você garante que os impactos da implementação do sistema sejam amenizados e a adaptação da sua equipe a ele seja simplificada. Dessa forma, considere as quatro fases que serão apresentadas na sequência.
Fase 1: planejamento
É o momento em que são definidos os caminhos a serem seguidos até que a implementação do sistema seja efetivada.
Fase 2: preparação
Quando acontece a elaboração da política do SGI, bem como sua divulgação para todos os níveis da organização.
Fase 3: implantação
São executadas as atividades de disseminação da documentação desenvolvida na fase de preparação. É quando as responsabilidades são atribuídas e ocorre uma mudança efetiva em como é feito o trabalho.
Fase 4: detalhamento e implementação
É a fase da definição da maneira mais adequada para a conscientização dos funcionários. São realizadas auditorias internas onde se avalia a adequação do sistema.
Como identificar sinais de que a empresa precisa de um SGI?
Não é difícil perceber quando uma companhia precisa sofisticar o controle de ações e procedimentos internos. Basta identificar problemas comuns que têm mais a ver com a falta de controle e dificuldade de comunicação. Alguns exemplos são os seguintes.
Logística ineficaz
Isso pode acontecer em função de uma deficiência em relação à comunicação envolvendo setores como o departamento de vendas e a logística da empresa. Quando há ineficácia da logística, problemas como atraso e erros nas entregas geram prejuízo para a organização como um todo. Dessa forma, um SGI pode ser útil para tornar uniforme o trabalho com a informação dentro da empresa e garantir maior segurança para os processos.
Falta de transparência
Um dos problemas de uma gestão onde há falta de transparência se dá em relação à lucratividade do negócio. Isso pode se voltar contra o próprio gestor quando ele deixa de ter elementos para agir em prol da evolução do empreendimento. É preciso contar com meios para mensurar o lucro e analisar individualmente os resultados de cada produto.
Assim se torna possível compreender os valores atribuídos ao lucro de um item para que ajustes sejam feitos, caso haja necessidade. Para tanto, contar com um sistema integrador é de grande valia. O desafio é evitar que a falta de visibilidade e a incompreensão a respeito do que envolve a empresa afetem a precificação adequada.
Desorganização e falta de integração
Alguns problemas são comuns quando há desorganização na gestão empresarial. Desconhecimento do fluxo de caixa, falta de clareza a respeito do nível de matéria-prima no estoque, dificuldade para estimar a capacidade dos insumos são apenas alguns exemplos. Isso é consequência da descentralização da informação, algo que torna os processos passíveis de falhas.
Desconhecimento tributário
Sem o devido preparo para lidar com a questão tributária da empresa, o gestor corre riscos maiores em relação as suas obrigações legais, podendo comprometer sua lucratividade por conta de penalizações e multas. Saber lidar com as atribuições de maneira a evitar riscos e também conseguir benefícios para a organização é um sinal de maturidade profissional, algo que pode ser conquistado com o uso do recurso certo para simplificar essa relação com os órgãos oficiais.
Qual a importância de fazer a escolha certa do SGI?
De uma maneira geral, com um software de gestão qualificado você pode impulsionar os resultados do seu negócio. Assim, é preciso saber como escolher adequadamente o recurso para a realidade da sua empresa. O ideal é que a escolha leve em consideração elementos como a reputação que o sistema tem no mercado e suas funcionalidades.
Isso pode ser simplificado quando você avalia o impacto que as diferentes soluções têm trazido para seus clientes ao longo dos anos. Sistemas que permitem aos gestores sofisticar sua atuação profissional e, assim, gerar resultados claros no empreendimento precisam estar no topo da sua lista de preferências. Afinal de contas, serão esses os resultados que poderão tornar a sua gestão mais qualificada.
É preciso avaliar também as funcionalidades dos sistemas, tendo em mente que o mercado disponibiliza diferentes tipos de ferramentas que podem ou não ter a ver com a realidade da sua empresa. Nesse caso, fique atento às principais demandas do seu negócio, pois será em função delas que o investimento poderá ou não fazer sentido.
Quais os principais sistemas de gestão integrada?
Atualmente, existem diversas empresas que oferecem softwares voltados à gestão integrada. É possível encontrar sistemas com uma ampla diversidade de ferramentas para estruturar o processo de gestão empresarial. Alguns deles se destacam pela forma eficaz como realizam essa função, utilizando plataformas dinâmicas e fáceis de usar.
Devido à sua alta qualidade, um dos sistemas mais procurados nos dias de hoje é o Pirâmide 360, da PROCENGE. Mais que um completo ERP, ele é uma plataforma de gestão, que vai além dos controles administrativos e financeiros, possibilitando a automação de diversos departamentos e processos operacionais para empresas de todos segmentos.
A PROCENGE é uma empresa de tecnologia da informação, voltada para sistemas de gestão integrados e personalizados, que oferece desenvolvimento, implantação, consultoria e treinamentos.
Essas soluções são desenvolvidas com o propósito de tornar mais eficaz a gestão de processos e o trabalho do gestor, para que o resultado final de seus produtos e serviços alcance o nível de excelência desejado. Implementando um sistema de gestão integrada, você obtém mais produtividade de cada profissional e da empresa como um todo.
Entendeu como o sistema de gestão pode fazer a diferença na realidade da sua empresa? Então acesse o nosso site e saiba como podemos ajudá-lo nesse processo.
